Crear un evento
Esta sección contiene definiciones de términos utilizados en 25Live al crear un evento.
Ver información sobre:
Eventos
- Sea lo más específico posible
- Si tiene que abreviar algún elemento, asegúrese de deletrear el título completo en la descripción
Tipo de evento
- Seleccione una de las opciones de "Tipo de evento"
- Revise los tipos de eventos 25Live en nuestra página web si tiene preguntas
Organización principal responsable del evento
Esta es la organización del CAMPUS que es la principal responsable de este evento.
- Organización(es) adicional(es) responsable(s) del evento
- Otras organizaciones del CAMPUS involucradas en la planificación de tu evento
Recuento esperado de personas
- Es importante que el recuento de personas sea preciso, ya que el sistema recomienda habitaciones en función del recuento de personas.
Descripción del evento
- Este campo está destinado a capturar detalles sobre su evento.
- La información será visible para el público en el calendario de nuestro campus, así que utilícela como una sección de marketing para informar a los invitados sobre su evento.
Fecha y hora del evento
- Elige la primera fecha de tu evento INICIAL.
- Elija la hora de inicio y finalización de su evento REAL.
- NO incluya el tiempo de instalación y desmontaje aquí, sino en la siguiente sección para "Tiempo adicional"
- Es importante mantener marcada la casilla “El evento comienza y termina el mismo día”
Tiempo adicional
Ingrese tiempo adicional para la configuración si:
- Quiere cambiar el diseño
- Estás recibiendo comida para tu evento.
- Necesitas tiempo para colocar los materiales.
- Desea acceder a la sala antes de su evento
Ingrese tiempo adicional para el desmontaje si:
- Cambió el diseño y la sala deberá restablecerse a la configuración predeterminada
- Tiene alimentos/bebidas presentes y, por lo tanto, necesitará servicios de limpieza para limpiar después
- Le gustaría acceder a la sala después de su evento
Repeticiones de eventos
- No tiene que seleccionar un patrón repetitivo, simplemente seleccione fechas en el calendario que se muestra para cualquier día repetitivo para este evento.
- Todas las fechas de ocurrencia elegidas se mostrarán como un cuadro azul en el calendario
- Para eliminar ocurrencias individuales, seleccione la fecha en el calendario o "Ver todas las ocurrencias" y haga clic en el botón rojo "Eliminar"
- Puede ver una lista completa de ocurrencias haciendo clic en "Ver todas las ocurrencias" debajo del calendario
- Para ajustar las horas de ocurrencias individuales, haga clic en "Ver todas las ocurrencias" y actualice las horas enumeradas en la ocurrencia a una nueva hora
- Los tiempos de instalación y desmontaje siguen siendo los mismos para cada fecha
- Las duraciones pueden ser diferentes para cada fecha.
- Para agregar otra ocurrencia en la misma fecha en un momento diferente:
- Haga clic en el cuadro azul para la fecha seleccionada
- Seleccione "Agregar ocurrencia" en la parte inferior del cuadro emergente
- Cambiar los tiempos de la nueva ocurrencia
- Haga clic en "Cerrar" cuando termine
Ubicaciones de eventos
Puede elegir una búsqueda de ubicación existente de la lista desplegable "Búsquedas guardadas (opcional)" o simplemente ingresar una palabra clave para la ubicación que desea
- Puede usar el acrónimo del edificio o el nombre completo
- Tenga en cuenta que la mayoría de las ubicaciones tienen letras, un espacio y luego los números de habitación
- Preste atención a los botones "Ocultar conflictos" y "Aplicar número de empleados". Seleccionar y deseleccionar estas casillas puede mostrar resultados diferentes.
Una vez que busca una ubicación, pueden ocurrir algunas cosas:
- "Reservar"
- Si un espacio está disponible en todas las fechas que ingresó, aparecerá un botón azul de "reservar".
- "Reserva Disponible"
- Si hay conflicto en alguna de las fechas, aparecerá un botón marrón de “reserva disponible”
- Puede hacer clic en el texto "Detalles del conflicto" para ver los conflictos
- Si desea utilizar la habitación en las fechas sin conflictos, haga clic en el botón "reservar disponible" y seleccionará todas las fechas disponibles
- Puede comenzar la búsqueda nuevamente para agregar una ubicación alternativa para las fechas en conflicto y luego anular la selección de las fechas previamente seleccionadas con la otra ubicación yendo a "ver ocurrencias"
- "No Disponible"
- La ubicación seleccionada no está disponible para todas las fechas que ha seleccionado
- "No hay resultados"
- O no tiene permiso para reservar esta ubicación o no existe en el sistema 25Live
Las ubicaciones seleccionadas se mostrarán debajo del cuadro de búsqueda:
- Puede "eliminar" ubicaciones aquí haciendo clic en el botón "eliminar"
- Si tiene varias ocurrencias, haga clic en "Ver ocurrencias" para anular la selección de una ubicación para ciertas fechas y ACTUALIZAR EL DISEÑO necesario.
- Si solo tiene una ocurrencia, el botón "ver ocurrencias" no se mostrará y podrá actualizar el diseño seleccionado directamente desde esta pantalla.
- Si tiene un gran evento con varias salas, es posible que reciba un error de que el número de personas supera la capacidad de la sala. Esto es solo una advertencia, para que pueda continuar con la reserva.
Ubicaciones adicionales
- “Ubicación fuera del campus”: seleccione esta opción si tiene un evento patrocinado por la Universidad o un evento que utiliza fondos de la Universidad y que se lleva a cabo fuera del campus.
- “En línea/Virtual”: seleccione esta opción si tiene un evento que se llevará a cabo en línea o en un seminario web, sin utilizar ningún espacio en el campus, pero aún así le gustaría que se publique mediante Comunicaciones internas.
- “Otra ubicación del campus”: seleccione esta opción si tiene un evento que se llevará a cabo en una ubicación del campus que no figura actualmente en 25Live y tome nota de la ubicación que está reservando en la sección de comentarios del solicitante.
- Si alguna de estas ubicaciones no se muestra para usted, asegúrese de que el botón "ocultar conflictos" no esté seleccionado. Estas son ubicaciones "compartidas", lo que significa que más de un evento puede ocurrir en estas ubicaciones al mismo tiempo.
Recursos para eventos
- Los recursos de eventos son para solicitar o asignar personal, equipos y servicios a las solicitudes de eventos.
- Los estudiantes pueden solicitar recursos de Quad y Student Center como mesas, sillas, toldos, etc.
- Tenga en cuenta que los recursos de equipo suelen ser específicos de una ubicación y se indicarán en el nombre del recurso, como los recursos QUAD. Entonces, aunque el sistema permite que los usuarios soliciten estos recursos para una ubicación diferente, estos serán denegados.
- Estamos en el proceso de agregar opciones de recursos para el personal docente y administrativo, especialmente para los servicios necesarios en el campus de Stockton. Manténgase atento.
Archivos de eventos
- Incluya información como folletos de eventos, agendas, itinerarios, etc.
- No use esta área para cargar fotos que le gustaría incluir en las publicaciones.
- Hay una pregunta en la siguiente sección para cargar una imagen sin texto llamada "Imagen para mostrar en la web"
Requisitos del evento
- El solicitante ya no puede seleccionar los requisitos del evento y se agregan automáticamente en función de las preguntas respondidas "Sí" anteriormente.
- Los requisitos del evento son el modo de notificar a ciertos departamentos que deben estar al tanto de ciertos elementos de su evento, como UPD, Seguridad y Riesgo, Departamento de Eventos, CPFM, etc.
Publicar en el calendario
Seleccione UNA opción para publicitar su evento o no para publicitar su evento
La información para publicitar su evento se extraerá de:
- Fecha del evento
- Horas del evento (asegúrese de que su configuración y eliminación estén separadas en "Tiempo adicional")
- Descripción del evento
- No es necesario un comentario, pero puede incluir notas para el equipo de publicación sobre fechas de publicación o información específica que desea que vean y que no esté incluida en otro lugar.
Comentarios del solicitante
- Incluya comentarios adicionales sobre su evento que deben transmitirse al programador que revisa esta solicitud.
Estoy de acuerdo
- Reconozco que este formulario de solicitud de eventos está completo y es preciso.
- Reconozco que la exclusión de la información del evento resultará en un retraso en la confirmación y aprobación.
- Reconozco que el estado del evento seguirá siendo "Tentativo" hasta que se revisen y aprueben todos los detalles.
- Reconozco que una vez que esta solicitud de evento sea "Confirmada", se me notificará y luego puedo proceder a publicar este evento.
- Reconozco que se seguirán todas las políticas y procedimientos de la Universidad con respecto a eventos y reuniones dentro y fuera del campus.
Referencia
- Una vez que se haya guardado su evento, aparecerá una ventana emergente en la parte inferior izquierda que le informará que se guardó.
- Su número de referencia de reserva también aparecerá en este momento.
Información adicional
Esta sección contiene detalles y términos adicionales para la creación de eventos.
Selecciona si tienes voluntarios que realizan trabajos o prestan servicios a la universidad sin ánimo de lucro.
- Se le notificará a Recursos Humanos que planea tener voluntarios no remunerados en su evento y lo aprobará una vez que complete la documentación necesaria.
- NOTA: deberá completar el Formulario de voluntariado sin papel.
- Enumere todos los equipos A/V, servicios de medios, servicios de red y soporte técnico solicitados
- OIT será notificado automáticamente con esta solicitud y se cerrará una vez que ingresen su solicitud en iSupport.
- El contacto que figura en la reserva recibirá un correo electrónico de "Notificación de iSupport" de "soporte técnico@csustan.edu"confirmando su solicitud.
- No necesita enviar una orden de trabajo por separado para los servicios de OIT.
- Enumere aquí la información sobre la configuración de la sala si planea cambiar algo de la configuración predeterminada y cualquier ayuda que necesite.
- Indique qué diseño aprobado le gustaría usar.
- Añade el diseño a tu evento cargándolo en “Archivos de evento”
- NOTA: aún tendrá que enviar una orden de trabajo a Servicios de Instalaciones.
- Enumere aquí la información sobre la limpieza que necesitará realizar antes, durante o después de su evento. Esto incluiría pasar la aspiradora, retirar la basura y limpiar y reabastecer los baños cercanos.
- Si tiene alimentos/bebidas presentes en su evento, se requiere custodia.
- NOTA: aún tendrá que enviar una orden de trabajo a Servicios de Instalaciones.
- Enumere los tipos de alimentos y bebidas que se ofrecerán.
- Especificar si es desayuno, almuerzo, cena, snacks, solo bebidas, y si es emplatado, boxed, pickup express, buffet, etc.
- Todos los alimentos que se sirvan y que no sean cocinados por Chartwells requieren una Extensión FBS (Revisión de la seguridad de alimentos y bebidas).
- Chartwells es nuestro proveedor de servicios de alimentación en el campus y deberás comunicarte con ellos por separado para el evento con servicio de catering.
- NOTA: envíe un orden de oruga
- Si es necesario preparar los alimentos solicitados en Chartwells, o si planea comprar alimentos de una fuente distinta a Chartwell, seleccione esta opción.
- Se notificará a Gestión de Seguridad y Riesgos para su revisión. Extensión FBS (Revisión de la seguridad de alimentos y bebidas).
- NOTA: enviar Extensión FBS (Revisión de seguridad de alimentos y bebidas) para cualquier alimento que no se esté cocinando a través de Chartwells y cárguelo en su evento.
- Enumere todas las bebidas alcohólicas que desea servir y por cuánto tiempo
- La UPD y la Gestión de Seguridad y Riesgos serán notificados automáticamente y aprobarán una vez que hayan revisado la política de alcohol y los formularios con el solicitante.
- También se puede requerir la aprobación del Gabinete del Presidente
- NOTA: Se necesita papeleo adicional y puede haber un cargo asociado con tener un oficial presente en su evento cuando se sirve alcohol.
Enumere los asistentes de alto perfil que están invitados a su evento
- University Advancement será notificado automáticamente y aprobará una vez que se envíen los detalles
- NOTA: si se requiere seguridad adicional para garantizar la seguridad de los asistentes, puede haber un cargo adicional.
- Enumere los menores fuera del campus que serán invitados a este evento
- Incluya si serán acompañados o no por sus padres o maestros
- Seguridad y gestión de riesgos serán notificados automáticamente y aprobarán una vez que garanticen la seguridad de los jóvenes que asisten.
- NOTA: es posible que se necesite documentación adicional, como una Liberación de responsabilidad por parte de un padre o tutor.
- Si solicita el uso de un estacionamiento para su evento y planea pagar por el uso del estacionamiento o solicitar una exención de la tarifa de estacionamiento, seleccione esta casilla.
- Asegúrese de indicar qué Lote le gustaría solicitar para su evento.
- Su solicitud se reenviará a la UPD, donde la procesarán y la aprobarán/rechazarán.
- Asegúrese de haber completado la información de cadena de su gráfico para que UPD cobre.
- Si se aprueba, se agregará un estacionamiento como ubicación en su reserva.
- Describa si está solicitando a entidades fuera del campus que sean patrocinadores de su evento, que donen a su evento o que proporcionen obsequios para su evento.
- Eventos Universitarios será notificado con esta solicitud y aprobará una vez revisada
- NOTA: es posible que se necesite papeleo y procesos adicionales para esta aprobación
Actualizado: Octubre 01, 2024