Kit de herramientas para profesores y personal

Nos esforzamos por interactuar estratégicamente con nuestros exalumnos para mantener una relación positiva. El Departamento de Relaciones con Exalumnos administra varios canales de comunicación que se enumeran a continuación y que pueden resultarle valiosos recursos.

Boletín electrónico mensual: Nuestro boletín, que llega a 22,000 XNUMX exalumnos y miembros de la comunidad, incluye noticias del campus, próximos eventos y oportunidades de voluntariado. Aceptamos envíos y nos complace incluir información específica del programa o departamento si es relevante para la audiencia de exalumnos.

El boletín se distribuye durante la tercera semana de cada mes. Para que su contenido o evento aparezca, envíe los detalles a Alumni a Antiguos Alumnos@csustan.edu para el día 5 del mes anterior.

Transmisiones por correo electrónico: Si necesita comunicarse con un grupo específico de ex alumnos, como aquellos de una especialidad o universidad en particular, comuníquese con Alumni en Antiguos Alumnos@csustan.eduTrabajaremos con usted para llegar a la audiencia adecuada. Tenga en cuenta que necesitamos un aviso con al menos 30 días de anticipación para las transmisiones por correo electrónico.

Presentación de informes: Para cada mensaje enviado, hacemos un seguimiento de métricas como la cantidad de destinatarios, las tasas de apertura, los clics en los enlaces, los correos electrónicos rebotados y las solicitudes de cancelación de suscripción. Se proporcionará un informe resumido una semana después de que se haya enviado su mensaje.

medio social: Nuestras cuentas de exalumnos de Stan State en Facebook, Instagram, Twitter y LinkedIn son excelentes plataformas para compartir noticias del departamento o información sobre eventos con los exalumnos. Para que se publique algo, envíe un correo electrónico a Antiguos Alumnos@csustan.edu.

Calendarios de eventos: Puede acceder a los listados de eventos de exalumnos a través del sitio web de exalumnos. Para agregar un evento al calendario de exalumnos, envíe un correo electrónico a Alumni a Antiguos Alumnos@csustan.edu.

Para conectarnos de manera efectiva con nuestros exalumnos, es esencial mantener actualizada la información de contacto. La Oficina de Promoción Universitaria funciona como repositorio oficial de todos los registros de exalumnos. Durante todo el año, realizamos actualizaciones nacionales de direcciones, números de teléfono y correos electrónicos para garantizar la precisión de los datos. Además, alentamos regularmente a los exalumnos a actualizar su información a través de diversas comunicaciones.

Próximos pasos: Cuando se comunique con estudiantes o exalumnos, asegúrese de incluir la "Actualiza tu información de contacto" enlace. Si recopila datos de contacto de ex alumnos a través de un departamento, equipo deportivo, club de estudiantes u organización griega, envíe esa información por correo electrónico al Departamento de Relaciones con Ex Alumnos. University Advancement es la oficina oficial para mantener actualizados los registros de ex alumnos. Puede comunicarse con nosotros en Alumni@csustan.edu.

Buscando voluntarios:

El Departamento de Relaciones con Exalumnos mantiene una lista de exalumnos que han expresado interés en ofrecerse como voluntarios para diversas oportunidades en el campus. Si desea compartir una oportunidad de voluntariado con este grupo:

• Escribe un correo electrónico como si te dirigieras directamente a los exalumnos. Asegúrate de incluir todos los detalles relevantes, como la logística, la información de contacto y cualquier enlace a información adicional, si está disponible. Envía este texto de correo electrónico junto con las imágenes a Alumni@csustan.edu con el asunto "Buscando voluntarios".
• Si no queda claro inmediatamente en su correo electrónico, especifique el tipo de oportunidad de voluntariado (por ejemplo, única o a largo plazo, charlas/paneles, apoyo a eventos, etc.) para que podamos comunicarnos con los miembros adecuados.
• Nuestro equipo compartirá su oportunidad con los exalumnos identificados dentro de tres días hábiles.

Agradecimiento a los voluntarios:

Los exalumnos voluntarios contribuyen de muchas maneras, desde participar en comités y juntas asesoras hasta hablar en paneles y actuar como mentores. Queremos ayudarlo a expresar su agradecimiento a estos exalumnos por su valioso apoyo. El Departamento de Relaciones con Exalumnos puede ayudar a su departamento de las siguientes maneras:

• Ofreciendo una pequeña muestra de agradecimiento a sus ex alumnos voluntarios.
• Envío de una nota de agradecimiento posterior al evento en nombre del Consejo Asesor de Antiguos Alumnos.

El Departamento de Relaciones con los Exalumnos es un socio y un recurso valioso para organizar eventos para exalumnos tanto dentro como fuera del campus. Ofrecemos apoyo conectándolo con el personal pertinente y promocionando los eventos directamente entre los exalumnos. Para garantizar el éxito, planifique con seis a ocho semanas de anticipación para la mayoría de los eventos. El Departamento de Relaciones con los Exalumnos puede colaborar con su departamento de las siguientes maneras:

• Planificación de eventos: ofrecemos orientación sobre las mejores prácticas para la planificación de eventos para exalumnos
• Promoción: Presentar el evento en la página web de exalumnos, en nuestro boletín electrónico mensual y en nuestras plataformas de redes sociales.
• Comunicación: Ayudar con invitaciones y correspondencia por correo electrónico.
• Registro en línea: configurar un formulario de registro en línea y proporcionar listas de asistentes.

¡Las visitas de exalumnos al campus son una prioridad! Si los exalumnos de su departamento están planeando una visita, estamos aquí para ayudar a organizar su visita y brindarles una cálida bienvenida. Si los exalumnos asisten a su evento, envíenos una lista de asistentes a Alumni@csustan.edu para que podamos mantener actualizada nuestra base de datos de exalumnos. A medida que desarrollamos los perfiles de los exalumnos, es importante que los socios del campus se mantengan informados sobre las diversas formas en que los exalumnos han interactuado con la Universidad.  

El Departamento de Relaciones con Exalumnos puede apoyar a su departamento mediante lo siguiente:

• Verificar el nombre y año de clase del exalumno/a
• Ofrecer un obsequio al exalumno/a antes de su llegada 
• Emisión de un pase de estacionamiento del campus por un día 
• Organizar una visita al campus si se solicita

Si está interesado en involucrar a exalumnos en su departamento o programa a través de un consejo asesor, informe al Departamento de Relaciones con Exalumnos. Podemos ayudarlo a promocionar la oportunidad, actualizar sus registros de exalumnos y reconocer sus contribuciones.