Cuentas por cobrar/caja de estudiantes

1. La custodia del fondo de cambio se establece a través de un formulario de solicitud de fondo de efectivo Stanislaus de CSU con las firmas del solicitante, el custodio y el vicepresidente o decano que lo aprueba. enlace a la aplicación
2. Luego, el formulario será revisado y aprobado por el Contralor y AVP de Servicios Financieros.
3. Un pago directo - Formulario de proveedor por el monto del fondo de cambio que se establecerá debe acompañar el formulario de solicitud. Cuentas por pagar emitirá un cheque al custodio una vez aprobado. 
4. El custodio asume la responsabilidad de salvaguardar y utilizar adecuadamente los fondos.

1. La autoridad delegada que autorizó la Solicitud de Fondos en Efectivo es responsable de informar cualquier cambio en la Custodia del Fondo de Cambio a Servicios Financieros.
2. Para cambiar el custodio principal de un fondo de cambio, complete el Formulario de solicitud de fondo en efectivo Stanislaus de CSU. Indique el propósito como "transferir el custodio del fondo de cambio de XXXX a XXXX". No se requiere verificación.
3. El estado del fondo es verificado en el formulario por el custodio entrante y saliente y registrado por el supervisor.
4. El Formulario de Solicitud/Aceptación se envía a Servicios Financieros para su aprobación por parte del Contralor y AVP de Servicios Financieros.

Creciente: Cuando se necesitan fondos de cambio adicionales, un nuevo Formulario de solicitud de fondo en efectivo Stanislaus de CSU debe enviarse a Servicios Financieros junto con una Pago directo: formulario de proveedor por el monto adicional. La solicitud debe incluir la justificación del aumento de la cantidad.

Decreciente: Un fondo de cambio debe reducirse si la cantidad del fondo excede las necesidades reales del departamento. El importe que ya no sea necesario deberá depositarse en la cuenta de abono RF499 de la Caja. El recibo debe enviarse al auditor de Caja chica/Fondo de cambio del campus en Servicios financieros. Se debe enviar una copia de la Solicitud de fondo de compra en efectivo original a Servicios financieros que muestre el monto de la reducción.

Cerrar un fondo de cambio: Cuando ya no se necesita un fondo de cambio, el monto original debe devolverse a la cuenta de crédito de la Oficina de Cajeros RF499. El recibo debe enviarse a Servicios Financieros junto con una copia de la Solicitud de Fondo de Compra en Efectivo original que muestre que el fondo está "Cerrado".

En caso de que le roben el fondo de cambio, o una parte del mismo, siga estos procedimientos:

1. Informe inmediatamente al Departamento de Policía de la Universidad.
2. Obtenga una copia del informe policial.
3. Se debe presentar una nueva solicitud en un Stanislaus State Solicitud de fondo en efectivo solicitando el reembolso del fondo que incluye lo siguiente:
   • Fecha y hora del robo
   • cantidad de robo
   • Circunstancias involucradas
   • Copia del informe policial.
   • Prevención adoptada frente a sucesos similares

1. La Universidad puede aceptar solo moneda y monedas de los Estados Unidos, cheques pagaderos a "California State University", "The Trustees of California State University", el nombre del campus o variaciones razonables de los mismos. 
2. Los cheques aceptados por la Universidad deben contener todos los elementos legalmente requeridos, incluidos:

• Con fecha no anterior a 180 días antes del día de aceptación (a menos que se marque claramente un período más corto en el anverso del cheque) y no posterior al día de aceptación.
• Montos legibles y consistentes, tanto en lo numérico como en lo escrito.
• Firma válida del titular de la cuenta.

1. No se aceptarán cheques que lleven la leyenda "A pagar/Pagado en su totalidad".
2. Bajo ninguna circunstancia se enviarán cheques a oficinas que no sean de caja para obtener información de registro. Cuando no se pueda determinar fácilmente la(s) cuenta(s) adecuada(s) a la(s) que se debe acreditar un cheque, se depositará y registrará como “cobros no compensados” y se enviarán copias a los departamentos para investigar las instrucciones de registro correctas.
3. Las reducciones de la contabilidad de efectivo registrada deben estar respaldadas por todas las copias del documento involucrado, explicadas y aprobadas por escrito por el supervisor del cajero en el momento de la ocurrencia, y retenidas según la política de retención de registros fiscales del campus.
4. Se registrará un recibo de efectivo oficial de la Universidad para cada colección. Un cobro no registrado en la caja registradora o equipo de punto de venta, incluidos los pagos enviados por correo, debe registrarse en un recibo de efectivo prenumerado de varias partes válido. Los recibos deben utilizarse secuencialmente. El inventario de recibos se mantendrá seguro, inventariado y revisado regularmente para prevenir y detectar alteraciones.
5. El equipo de punto de venta de cajero electrónico debe cumplir con los estándares operativos y de seguridad de la Universidad, que son:

• Todas las cajas registradoras y equipos de punto de venta deben producir un recibo de efectivo con un identificador de campus único asignado a cada cliente.
• El equipo de registro de efectivo debe estar controlado por números consecutivos únicos generados automáticamente y registrados con cada transacción, así como impresos en el recibo del cliente.
• El mecanismo de numeración que proporciona el control del número de transacciones consecutivas debe ser accesible solo para el representante de servicio del fabricante o el personal apropiado que sea independiente de esa estación de caja.
• A cada cajero se le asignará una identificación de usuario, un inicio de sesión, una contraseña y un fondo de efectivo únicos que no podrán ser accesibles ni compartidos con otras personas.
• Todas las cajas registradoras y equipos de punto de venta deben producir totales de auditoría de cierre de sesión para verificar los recibos.
• Todas las cajas registradoras y los equipos de punto de venta deben requerir la aprobación de un supervisor para poder procesar anulaciones después de una venta completa y/o recepción de fondos.

1. Las ubicaciones de sub-cajas son responsables de la seguridad de sus fondos de cambio si dichos fondos están autorizados por el CFO.
2. Los fondos de cambio no deben mezclarse con otros fondos. La custodia de un fondo de cambio determinado debe asignarse a una sola persona y no puede transferirse de forma independiente a otra persona.
3. Cuando los fondos de cambio ya no sean necesarios, los fondos de cambio se volverán a depositar en la oficina de caja.
4. La integridad del fondo de cambio debe mantenerse en todo momento. Una persona que no sea el custodio del fondo realizará periódicamente un conteo de efectivo y una conciliación de los fondos de cambio sin previo aviso de los cuales los cajeros y los empleados que manejan el efectivo son responsables. El CFO del campus puede determinar la frecuencia de tales conciliaciones en función de la cantidad de fondos en riesgo. Las conciliaciones de los saldos de efectivo deben realizarse en presencia del custodio de los fondos de cambio y deben documentarse

1. Los cobros en las sucursales y departamentos de caja secundaria se depositan en la estación de caja principal designada a más tardar al comienzo del siguiente día hábil. Consulte Protección física de efectivo y equivalentes de efectivo para obtener orientación sobre políticas con respecto a los requisitos de seguridad para el transporte físico de efectivo y equivalentes de efectivo.
2. Todos los depósitos bancarios van acompañados de la documentación adecuada, como un comprobante de depósito numerado, cuentas generadas por el sistema u otros requisitos bancarios.
3. Los depósitos se validan y preparan bajo doble custodia para que todos los conteos de efectivo sean confirmados por un segundo conteo realizado por un empleado diferente. La validación y preparación de depósitos en efectivo se realiza discretamente en un área segura y protegida.
4. Antes de finalizar un depósito bancario diario, los cajeros concilian los recibos con los depósitos.
5. La documentación firmada por el preparador y el destinatario se mantiene para cada depósito en una estación de caja principal desde un departamento de manejo de efectivo o una estación de caja secundaria.
6. Si es necesario realizar transferencias en efectivo fuera del horario comercial, la estación de caja principal proporciona un receptáculo seguro y cerrado para permitir la aceptación pasiva de depósitos. La documentación se entrega a las estaciones satelitales que confirman el monto del depósito recibido después de que se lleva a cabo un conteo bajo doble control.
7. La estación de caja principal registra cada depósito de un departamento de manejo de efectivo o una estación de caja secundaria. Un registro del efectivo registrado y cualquier excedente o escasez se informa diariamente a la unidad de reconciliación de efectivo designada por el campus. El personal de conciliación de efectivo no debe ser nadie de la unidad de caja. Se mantiene la documentación de respaldo (es decir, cintas de auditoría de caja registradora).
8. Si no se utilizan cajas registradoras electrónico-mecánicas o electrónicas, se envía diariamente un informe de distribución de cuentas de recaudos en efectivo a la unidad de conciliación de efectivo del campus.

1. El efectivo y los equivalentes de efectivo deben guardarse bajo llave en un receptáculo seguro o en una caja fuerte en todo momento, excepto cuando un cajero firme la salida del efectivo de trabajo. Si el cajero necesita abandonar su área de trabajo por cualquier motivo, la caja registradora debe estar asegurada.
2. Cada cajero debe contar con un receptáculo con cerradura separado al que solo ese cajero tenga acceso. Las llaves duplicadas deben almacenarse de forma segura lejos de la caja fuerte y recuperarse solo bajo control dual.
3. El exceso de efectivo debe retirarse del cajón de la caja registradora durante el día hábil y transferirse a un área/bóveda segura de manejo de efectivo. El exceso de efectivo se puede definir según la práctica del campus local.
4. Al cierre del negocio, todo el efectivo debe estar asegurado. Se deben utilizar receptáculos con cerradura o cajas fuertes a prueba de robos/resistentes al fuego para almacenar efectivo y equivalentes de efectivo. Cuando la pauta sea menos restrictiva que lo que se requiere como condición de cobertura de responsabilidad por parte de las compañías de seguros de la CSU, la CSU se ajustará a los requisitos proporcionados por la compañía de seguros.
5. El CFO del campus es responsable de establecer procedimientos en todo el campus para garantizar la seguridad de los depósitos y el personal durante el tránsito entre las ubicaciones del campus. Como mínimo, el transporte debe ser realizado conjuntamente por al menos dos empleados. Cuando los depósitos excedan los $2,500, los empleados serán escoltados por la policía del campus. Cuando se determine necesario, se utilizará el servicio de vehículos blindados o escolta policial. El transporte de depósitos entre los sitios de caja o al banco se realizará de manera segura para proteger los activos financieros y las personas involucradas en el transporte.

1. Al comienzo del día hábil (o evento), retire el cajón/caja de fondos de efectivo del lugar de almacenamiento seguro. Verifique que el saldo inicial de los fondos en efectivo concilie con el monto asignado a este cajero y cajón/caja de efectivo. 
   • Si la cantidad no se concilia, notifique inmediatamente al supervisor y resuelva la discrepancia. 
   • Si la discrepancia no se puede resolver, notifique inmediatamente a la Policía Universitaria sobre la posible pérdida y la necesidad de una posible investigación adicional. Si el monto se concilia, coloque el cajón de efectivo en el mostrador de servicio y bloquee el cajón. El cajón/caja debe cerrarse con llave siempre que el cajero esté lejos del mostrador de servicio y no pueda proteger adecuadamente el efectivo.
2. Inicie sesión en el sistema de caja CASHNet. Las contraseñas del sistema de cajero individual deben permanecer confidenciales en todo momento y no deben compartirse. Si una contraseña se ve comprometida y una persona no autorizada la conoce, notifique de inmediato al analista programador de Servicios Financieros para restablecer la contraseña.
3. Registre las transacciones de caja diarias en el sistema CASHNet. En ningún momento se compartirán cajones de efectivo entre cajeros. Los pagos con cheque serán endosados ​​inmediata y restrictivamente para el pago a la Universidad. Recibos que se emitirán por todos los pagos recibidos, por ejemplo, pagos en efectivo, con cheque y con tarjeta de crédito. Si no puede registrar la transacción en CASHNet o imprimir un recibo, se debe emitir un recibo manual temporal prenumerado.
4. Si los boletos están disponibles para la venta, estarán numerados y tendrán el precio del boleto impreso en el boleto para facilitar la reconciliación de los ingresos por ventas al final del evento. Si el precio de la entrada varía para determinados participantes (p. ej., adulto, niño, adulto mayor, estudiante, exalumno, etc.), el coste correspondiente se identificará en la entrada. Al finalizar el evento, el Cajero preparará una conciliación contable de la venta de boletos y los ingresos relacionados. 
5. Al final del día de caja, concilie los pagos en efectivo, cheques y tarjetas de crédito con los totales de la sesión de CASHNet en la pantalla de pago. Conciliar la caja registradora con el saldo inicial. Si necesita ayuda, comuníquese con el Director de Servicios Financieros Estudiantiles o su designado.
6. Cierre la sesión de caja de CASHNet. Rellene el campo de depósito con las iniciales del nombre y apellido del cajero y la fecha actual para facilitar el seguimiento en CASHNet Finance
7. Al final del día hábil, el Cajero conciliará el cajón/caja de efectivo con el saldo de apertura.

El propósito de la auditoría es confirmar que el monto total de efectivo y recibos mantenidos en el Fondo de efectivo es igual al monto original asignado al Fondo de efectivo.

1. El Custodio del Fondo de Efectivo recibirá un aviso de que su fondo de efectivo será auditado durante ese mes.
2. El auditor, de CSU Stanislaus Financial Services, irá al departamento del Custodio del Fondo de Efectivo para realizar la auditoría.
3. El auditor preparará un informe que identifique la cantidad de todas las monedas y recibos. El informe será firmado por el auditor y el custodio.
4. Si hay una variación, un exceso o un déficit en comparación con la asignación original del Fondo en efectivo, el Custodio deberá completar una conciliación para determinar el motivo de la discrepancia y corregirla. Cualquier exceso será llevado a la Oficina de Cajas para ser depositado. Un déficit requerirá que se haga un depósito al Fondo de Efectivo.
5. La documentación de la auditoría del Fondo de Efectivo será revisada y aprobada por el Contralor.

1. El efectivo debe recolectarse en contenedores cerrados, si es posible, accesibles solo para el personal autorizado del campus.
2. El efectivo recaudado debe ser contado y verificado de inmediato por al menos dos personas autorizadas, preferiblemente empleados del campus (ni estudiantes ni personas que no sean empleados). Se debe mantener un registro firmado por las personas que verifiquen el efectivo recaudado, en el que se indique el monto recaudado, el día y la hora, el evento y la fecha en que se transmitió el efectivo a los cajeros principales.
3. El efectivo recolectado debe guardarse en una caja fuerte u otro lugar de almacenamiento seguro bajo llave hasta que se entregue a los cajeros principales. El acceso a la caja fuerte u otro almacenamiento bajo llave debe estar restringido al personal autorizado y limitado a la menor cantidad de personas posible.
4. El efectivo debe enviarse a los cajeros principales el mismo día o el siguiente día hábil utilizando bolsas con cierre seguro.
5. Si se transmite efectivo en exceso de $ 500, comuníquese con la Policía de la Universidad para que lo escolten. 209-667-3114
6. El efectivo transmitido debe ir acompañado del Recibo de Transferencia de Efectivo por STD 440 (por triplicado) cuando el depósito se entrega a los Cajeros Principales.
   • Una copia para ser retenida por el departamento (transmisor)
   • Una copia para ser retenida por los Cajeros (cesionario)
   • Una copia para ser proporcionada a Servicios Financieros por Cajeros
7. El Formulario de Recibo de Transferencia de Efectivo debe indicar el código del cajero (o cadena de contabilidad) que se utilizará para recibir el depósito.
8. Los cajeros principales emitirán un recibo para que lo use el departamento para verificar el monto transferido como se muestra en el registro de cobro del departamento y como se asentó en su cuenta de ingresos en Finanzas de PeopleSoft.

El departamento u organización debe establecer un Fondo de Cambio/Efectivo presentando una Solicitud de Fondo en Efectivo autorizada. Consulte el procedimiento para establecer un Fondo de Cambio y los procedimientos aplicables a los Cajeros Satélite.

Un gasto inferior a $50.00 se considera reembolsable de caja chica o se puede presentar mediante un Informe de gastos de Concur. Sin embargo, es preferible utilizar la PCard para compras de bajo valor. Para poder Stanislaus State Para que un empleado sea reembolsado por gastos personales inferiores a $50.00, debe ser aprobado como gasto universitario por la autoridad delegada correspondiente.

Determine si su departamento tiene un fondo de caja chica y un custodio. Si es así, siga el procedimiento a continuación y envíe la solicitud al custodio de caja chica. De lo contrario, siga el procedimiento a continuación y envíelo a la Oficina de caja del campus.

• Completa el formulario Formulario de comprobante de caja chica
• Adjunte el recibo detallado al comprobante
• Adjuntar aprobado formulario de hospitalidad si el gasto fue por hospitalidad.
• Obtener la firma de la autoridad delegada autorizada para la transacción financiera. (Política de firma)
• Enviar al custodio de caja chica o al cajero
• Reciba efectivo del Custodio o Cajero

Alternativamente, puede enviar un Informe de gastos en el software Concur. El tiempo de pago varía según la rapidez con la que la autoridad delegada correspondiente apruebe su informe. Los cheques y EFT para su reembolso se emiten desde Cuentas por Pagar.

Para configurar un fondo de efectivo, el departamento completa un Formulario de Solicitud de Caja Universitaria o Auxiliar. Un fondo de efectivo debe asignarse a una persona específica como custodio. El custodio será responsable del monto adelantado y debe recibir capacitación sobre sus responsabilidades antes de aceptar un fondo de caja chica. Debe documentarse la evidencia de que el custodio ha recibido la capacitación adecuada.

Las solicitudes de fondos en efectivo incluyen lo siguiente:

• Información del solicitante
• Firma del solicitante
• información del custodio
• firma del custodio
• Firma de la autoridad delegada

La Solicitud de Fondo en Efectivo se envía a Servicios Financieros para su aprobación. Una vez aprobado, se emitirá un cheque para establecer el fondo.

• Asegurarse de que la caja de fondos en efectivo esté protegida en todo momento, preferiblemente en una caja fuerte cerrada.
• La cantidad de efectivo emitida en el momento de la configuración.
• Revisar los vales de caja chica para reembolso para determinar que cumplan con los requisitos universitarios para reembolso. (Política de caja chica)
• No realizar adelantos de efectivo con cargo al Fondo de Efectivo.
• No mezclar fondos de caja chica con otros fondos.
• Conciliar la cantidad de efectivo y los Vales de Reembolso con la cantidad de efectivo en el momento de la instalación (es decir, si la cantidad de la instalación original es de $200, el efectivo restante y el total de los vales de reembolso deben sumar $200).
• Solicitar la reposición del Fondo de Efectivo según sea necesario.
• Reportar un robo del Fondo de Efectivo.

Para obtener la reposición de un Fondo de Caja Chica, se debe presentar a Cuentas por Pagar un comprobante de desembolso (Vale de Reembolso de Caja Chica). Una vez verificados los recibos de la transacción originales, el técnico de cuentas por pagar enviará una solicitud de verificación. El cheque se procesará en la ejecución de cheques semanal.

En caso de robo, notifique inmediatamente a la Policía del Campus. Se debe presentar una nueva solicitud solicitando el reembolso del fondo que incluye lo siguiente:

• Fecha y hora del robo.
• Monto del hurto.
• Circunstancias involucradas.
• Copia del informe policial.
• Prevención adoptada frente a hechos similares.

El sistema Stanislaus State El CFO (Vicepresidente de Negocios y Finanzas) o su delegado puede autorizar el establecimiento de fondos de caja chica en las oficinas del departamento u otras ubicaciones aprobadas. Las solicitudes y autorizaciones de dichos fondos deben documentarse por escrito.

Un fondo de caja chica debe asignarse a una persona específica como custodio. El custodio será responsable del monto adelantado y debe recibir capacitación sobre sus responsabilidades antes de aceptar un fondo de caja chica. Debe documentarse la evidencia de que el custodio ha recibido la capacitación adecuada.

Los fondos de caja chica no deben combinarse con otros fondos.

El fondo de caja chica se cerrará cuando ya no se necesite un fondo de caja chica dado, o al terminar o traspasar el departamento del custodio. No se autoriza la transferencia de fondos a un sucesor. Si un sucesor debe recibir un fondo de caja chica, se requiere una nueva solicitud de fondo de efectivo.

Con cualquier proveedor o beneficiario en un día, las compras de caja chica no pueden exceder los $50.00. No se permite dividir una transacción en múltiples reembolsos. Cuando se realice un gasto, se deberá obtener un recibo que contenga lo siguiente:

• Fecha; nombre del vendedor o beneficiario; cantidad pagada.
• Evidencia positiva de que se realizó un pago (es decir, un recibo de caja registradora o un recibo escrito a mano en el que aparece la palabra "pagado").
• Descripción de los suministros o servicios adquiridos.
•  Firma que indique la recepción de los suministros o servicios.

Los gastos que no se pueden pagar con la caja chica incluyen, entre otros, los siguientes:

• Facturas de proveedores,
• Pagos por servicios a empleados o contratistas independientes,
• Los préstamos y anticipos.

Cuando no esté en uso, el dinero y las monedas del fondo deben colocarse en un recipiente seguro o cerrado con llave que se mantenga en un área debidamente protegida.

 Un fondo de caja chica debe asignarse a una persona específica como custodio. El Custodio del Fondo de Efectivo es responsable de lo siguiente:

• Asegurarse de que la caja de fondos en efectivo esté protegida en todo momento, preferiblemente en una caja fuerte cerrada.
• La cantidad de efectivo emitida en el momento de la configuración.
• Revisar los Vales de Caja Chica para Reembolso para determinar que cumple con los requisitos universitarios para reembolso. (Política de caja chica)
• No realizar adelantos de efectivo con cargo al Fondo de Efectivo.
• No mezclar fondos de caja chica con otros fondos.
• Conciliar la cantidad de efectivo y los Vales de Reembolso con la cantidad de efectivo en el momento de la instalación (es decir, si la cantidad de la instalación original es de $200, el efectivo restante y el total de los vales de reembolso deben sumar $200).
• Solicitar la reposición del Fondo de Efectivo según sea necesario.
• Reportar un robo del Fondo de Efectivo.

Una persona que no sea el custodio del fondo realizará periódicamente un conteo de caja y una reconciliación de los fondos de caja chica sin previo aviso. El CFO del campus puede determinar la frecuencia de los recuentos periódicos en función de la cantidad de fondos en riesgo. La conciliación de los saldos de efectivo debe realizarse en presencia del custodio de la caja chica/fondo de cambio y debe documentarse.

Las auditorías de fondos en efectivo se realizarán al menos trimestralmente.