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Servicios financieros y de apoyo

Información de Contacto

(209) 667-3077

Mary Stuart Rogers, MSR270

División de Negocios y Finanzas

Mail Services proporciona a la Universidad y a la comunidad diversos servicios de correo. Los servicios incluyen todo el correo del campus: dentro del campus, externo, envío de paquetes, servicios de destrucción, gestión de registros fiscales, envío de faxes y un servicio completo de operación minorista pública. Mail Services también supervisa todos los excedentes de mobiliario, retención de registros y suministros.

Equipo de servicios de correo

David Younathan

David Younathan
Gerente de Servicios de Soporte

jacob spangler

jacob spangler
Cartero

Sin foto avatar.

Maira Ortega
Cartero

 

Políticas

Información sobre políticas y procedimientos relacionados con los servicios de correo, envío y recepción.

Formularios

Formularios descargables y en línea relacionados con los servicios de correo, envío y recepción.

Inscripción en beneficios

Aprender a obtener y utilizar los servicios de correo, envío y recepción.

Recursos

Enlaces, herramientas y materiales de referencia relacionados con los servicios de correo, envío y recepción.

Servicios de correo

El correo entrante se recoge en la oficina de correos de Turlock cada mañana. El personal de Servicios de Correo clasifica y entrega el correo entrante a los buzones asignados en el campus a media tarde, de lunes a viernes.

A cada departamento se le asigna un buzón ubicado en una zona de fácil acceso. La mayoría de los departamentos asignan a un miembro del personal la responsabilidad de recoger el correo del buzón cada tarde, de lunes a viernes. Luego, cada departamento tiene su propio proceso para distribuir el correo a las personas dentro del departamento.

Los estudiantes que residen en el campus reciben su correo en Residential Life Village (Alojamiento para estudiantes). El personal de Servicios de Correo recoge el correo de los estudiantes junto con el resto del correo del campus cada mañana en la oficina de correos de Turlock. El correo de los estudiantes se entrega a Residential Life Village, donde su personal lo clasifica y coloca en las ranuras de correo de manera adecuada.

El correo dentro del campus debe colocarse en un sobre grande con información impresa en el exterior que indique a qué departamento se dirige y quién lo recibirá. Hay dos formas de recoger el correo dentro del campus:

  • Cada sitio de buzón de correo del campus tiene un buzón de recolección de correo dentro del campus. El correo dentro del campus se recogerá en el momento en que se entregue el correo entrante. Se clasificará y entregará con el correo entrante del día siguiente. 
  • Mail Services tiene un buzón de recolección de correo dentro del campus en su vestíbulo (MSR010, sótano).

Hay dos formas de hacer que Mail Services entregue su correo a la oficina de correos:

  • Cada ubicación de buzón de correo del campus tiene un buzón de recogida de correo saliente. El correo saliente se recogerá en el momento en que el correo entrante se entregue en el sitio del buzón. Luego, el correo saliente se procesa (se aplica el franqueo y se sella) y se entrega en la oficina de correos de Turlock a las 4 p. m., de lunes a viernes.
  • Mail Services tiene un buzón de recogida de correo saliente en su vestíbulo (MSR010, sótano). El correo saliente se recoge y procesa antes de las 3:30 p. m. se entregará en la oficina de correos de Turlock alrededor de las 4 p.m.

Franqueo

Los servicios de correo aplican el franqueo del correo universitario saliente como parte del procesamiento del correo. El franqueo aplicado dependerá del tamaño y peso del correo.

Los precios de envío de USPS pueden basarse en una serie de factores. Para la mayoría del correo del campus, el tamaño (carta o plano), el peso y el contenido determinarán la clase de correo que seleccione. Para obtener más información sobre cada clase de correo, incluido lo que se puede enviar, los pesos y tamaños mínimos y máximos, y la cantidad de piezas necesarias a precios comerciales, visite Correo comercial de USPS 101.

La diferencia de coste entre enviar una carta (sobre #10) y enviar un piso es el doble, consulte gastos de envío actuales.

Todos los asuntos que se pueden enviar por correo se pueden enviar como correo de primera clase. El correo de primera clase incluye:

Tarjetas: Para calificar como una "postal" debe ser:

  • Rectangular
  • Al menos 3-1/2 pulgadas de alto x 5 pulgadas de largo x 0.007 pulgadas de grosor
  • No más de 4-1/4 pulgadas de alto x 6 pulgadas de largo x 0.016 pulgadas de grosor

Cartas: Para ser elegible para el envío por correo al precio de las cartas, una pieza debe ser:

Los auto-envíos plegados deben estar sellados o estarán sujetos al recargo por no mecanizable. Las tarjetas de felicitación requieren franqueo adicional porque son rígidas, cuadradas o tienen una forma inusual.

  • Rectangular
  • Al menos 3-1/2 pulgadas de alto x 5 pulgadas de largo x 0.007 pulgadas de grosor
  • No más de 6-1/8 pulgadas de alto x 11-1/2 pulgadas de largo x ¼ de pulgada de grosor

Flats: USPS usa la palabra "flats" para referirse a sobres grandes, boletines y revistas. Los pisos deben:

  • Tener una dimensión mayor a 6-1/8 pulgadas de alto O 11-1/2 pulgadas de largo O ¼ de pulgada de espesor.
  • No debe tener más de 12 pulgadas de alto x 15 pulgadas de largo x ¾ de pulgada de grosor.
  • Tenga en cuenta que el peso también afecta el precio; cuanto mayor sea el peso mayor será el franqueo.

Paquetes: si su envío postal no es una postal, una carta o un sobre plano (sobre grande), entonces es un paquete.

Para obtener más detalles sobre los precios que puede esperar de sus piezas de correo, comuníquese con el personal de Servicios de correo. 

Lista de precios de USPS

Los cargos postales se procesan como devoluciones de cargo del departamento, utilizando el código de correo del departamento. Las cotizaciones de precios se proporcionan a pedido. El seguimiento de paquetes está disponible.

A los auxiliares universitarios se les cobrará por los servicios la misma tarifa que a los colegios y departamentos universitarios. Los servicios financieros de la Universidad facturarán a los auxiliares los cargos incurridos. 

Seguimiento de UPS en la página de recursos

Envío de USPS: para garantizar que se procese el correo de la Universidad, el código de correo del departamento debe estar en cada pieza de correo. Al final de cada mes, el personal de Servicios de Correo elabora un informe que luego se introduce en PeopleSoft Finance. El total de los gastos de envío de cada departamento se ingresa en el libro mayor. Los departamentos pueden ver sus gastos mensuales por ejecutar un informe de almacén de datos de PeopleSoft.

Franqueo de UPS: UPS proporciona informes para que los servicios de correo los utilicen para compilar los cargos de UPS de un departamento. Un informe de fin de mes, utilizando el código de correo del departamento, se carga en el libro mayor general de PeopleSoft Finanzas. Los departamentos pueden ver sus gastos mensuales ejecutando un informe de almacenamiento de datos de PeopleSoft. 

Cómo ejecutar un informe financiero en Fundamentos de finanzas

Puede comprar sellos y otros servicios de correo en la oficina de Servicios de Correo (MSR 010, sótano). Mail Services vende estampillas individuales, libros de estampillas Forever, algunas ofertas de estampillas conmemorativas y festivas, y estampillas Forever para tarifas postales internacionales. No venden estampillas con un monto de franqueo fijo ($1.00, $0.49, $0.2, etc.)

Mail Services puede brindar el servicio de doblar e insertar el correo para enviarlo en un sobre o como un envío postal de tamaño carta sin sobre. Póngase en contacto con los servicios de correo para una cotización de precio.

United Parcel Service (UPS) es el proveedor contratado de la Universidad para la entrega de paquetes; Los servicios diarios incluyen entrega terrestre, al segundo día y al día siguiente. La hora límite para UPS salientes es las 2:2 p. m.

Los cargos de UPS se pueden pagar en el mostrador de Servicios de Correo, MSR010, en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o Warrior Efectivo.

Debido a que la sincronización con la Oficina Postal es difícil para el procesamiento del correo nocturno prioritario de USPS, la mejor manera de asegurar los servicios de correo nocturno es a través de UPS. Lleve su artículo a Servicios de Correo (MSR 010, sótano) y regístrelo en la hoja de trabajo nocturno de UPS. El personal de Servicios de Correo procesará las etiquetas de entrega de UPS y le pedirá el código de correo de su departamento para procesar el cargo. Le proporcionarán su recibo de UPS para que pueda acceder UPS Seguimiento.

Stanislaus State Mail Services está autorizado como "Centro de envío aprobado por USPS" para brindar servicios al público. Esta autorización comercial permite a Mail Services comprar franqueo con descuento y obtener suministros de correo especializados. Luego, Mail Services puede proporcionar franqueo y envío especializado para envíos privados a las mismas tarifas que otros centros de correo minorista. Cualquier beneficio de las operaciones públicas se destina al fondo para reemplazar el equipo de los Servicios de Correo y cubrir los gastos generales.

Los servicios de correo disponibles para el público son:

  • Estampillas: estampillas individuales, libros de estampillas de Forever, algunas ofertas de estampillas conmemorativas y festivas, y estampillas de Forever para tarifas postales internacionales. Mail Services no vende estampillas con un monto fijo de franqueo ($1.00, $0.49, $0.2, etc.)
  • Material de Empaque: Cajas de tarifa plana para envíos prioritarios, otro tipo de cajas para envíos y plástico de burbujas para relleno.
  • Servicio de embalaje: el personal puede preparar paquetes para enviar por correo.

El servicio de UPS también está disponible para el público. Los servicios diarios incluyen entrega terrestre, de segundo día y entrega al día siguiente. El seguimiento de paquetes está disponible. La hora límite para el envío de UPS es a las 2:2 p. m.

El pago de envíos privados o servicio de UPS puede hacerse en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o Warrior Efectivo en la recepción del Servicio de Correo.

Envío masivo

El término "correo masivo" se refiere a grandes cantidades de correo preparado para su envío con franqueo reducido. En Business Mail 101, el término "correo masivo" significa correo comercial de primera clase y correo publicitario (llamado "correo estándar" por el Servicio Postal). Los precios comerciales también están disponibles para otras clases de correo. El Servicio Postal utiliza los términos "a granel" y "preclasificado" indistintamente. Los precios a granel son más bajos que los precios de "una sola pieza". "Pieza única" significa que usted paga el precio de envío completo; cuando pones un sello en una carta, estás pagando el envío de una sola pieza. Visita Correo comercial de USPS 101 Para obtener más información sobre el envío masivo de correos,

El Servicio Postal ofrece precios más bajos para los envíos masivos porque los Servicios Postales harán parte del trabajo que, de otro modo, tendría que realizar el Servicio Postal (por ejemplo, clasificar el correo por código postal o transportar el correo a una instalación postal de destino.

Para enviar correo a precios comerciales, Mail Services hace lo siguiente:

  • Obtenga un permiso de envío por correo (permiso para enviar por correo) y pague una tarifa de envío anual por cada clase de correo (Correo de Primera Clase y Correo Estándar).
  • Pague el franqueo utilizando el sello de permiso o la impresión de permiso colocada al momento de la impresión.
  • Tome decisiones inteligentes sobre el tamaño, la forma y el peso de su correspondencia. Algunos tamaños no se pueden enviar por correo a tarifas de correo masivo. Mail Services puede aconsejarle sobre lo que se puede enviar por correo antes de imprimir.
  • Asegúrese de que sus direcciones sean precisas. Mail Services tiene la licencia para manejar el procesamiento de NCOA (consulte sobre NCOA a continuación).
  • Preclasifique los envíos (separe o clasifique su correo por código postal).
  • Lleve su correo a la oficina de correos.

Para calificar para ciertos descuentos postales, debe enviar una cantidad mínima de piezas:

Para recibir tarifas postales de correo masivo, la lista de destinatarios previstos debe procesarse a través de la base de datos nacional de cambio de dirección (NCOA). La oficina de servicios de correo del campus tiene una licencia de NCOA y puede actualizar su lista de correo. "limpiado" dentro de los 90 días del envío masivo.

NCOA es un servicio que proporciona a los clientes información de cambio de dirección del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) para individuos, familias y empresas a través de un licenciatario de los datos. La base de datos NCOA es un archivo de datos que contiene más de 160 millones de registros de cambio de dirección que se han enviado al USPS® a través de un formulario de cambio de dirección (COA) para su procesamiento en los últimos 48 meses.

El procesamiento del NCOA valida cada nombre y dirección en su archivo de datos. Una vez que se valida la información de la dirección, cada nombre y dirección se compara con la base de datos del NCOA. Esta base de datos contiene datos de cambio de dirección recopilados por USPS® sobre personas, familias y empresas que se mudan. Si se realiza una comparación con el archivo NCOA, actualizaremos la información con la dirección actual.

Procesamiento NCOA:

  • Aprovecha los últimos 48 meses de registros de cambio de dirección
  • Cumple con los requisitos de actualización de mudanza para calificar para descuentos de correo masivo estándar y de primera clase
  • Aumenta el número de direcciones postales entregables en su archivo

Los resultados de las pruebas de correo muestran que la capacidad de entrega del correo aumenta en un 400 % cuando se utiliza el procesamiento NCOALink en comparación con la limpieza de direcciones únicamente. El software de limpieza de direcciones cambia las direcciones al formato USPS, corrige códigos postales incorrectos, resuelve errores tipográficos en los nombres de las calles y utiliza coincidencias aproximadas para encontrar la dirección más precisa posible.

Hay muchas opciones disponibles para preparar envíos masivos, pero USPS tiene estándares estrictos para que podamos recibir tarifas postales comerciales. Algunos ejemplos son los siguientes:

  • Los envíos postales de tamaño carta sin sobre preparados para envíos mecanizables deben sellarse o etiquetarse en los cuatro lados.
  • El número y la ubicación de las pestañas o sellos se especifican para tipos particulares de correo tamaño carta.
  • Hay requisitos especiales de tamaño para enviar cartas a precios de automatización.

Para asegurarse de que su correo pueda procesarse adecuadamente y sea rentable, comuníquese con Servicios de Correo al principio de su proceso de planificación. Trabajar con Mail Services y Printshop en un proyecto de Print-to-Mail le ahorrará tiempo y dinero.

Servicio de plegado de Stan Prints - para solicitar completar el Stan Prints orden de trabajo
Los servicios de correo proporcionarán el servicio de inserción a pedido. Completar la Inserción de orden de trabajo

La imprenta del campus (Stan Prints) y los servicios de correo no solo están ubicados en la misma oficina, sino que se combinan para ofrecer un método eficiente y menos costoso para procesar envíos de mayor volumen llamado "Print-to-Mail". Este método está disponible para cualquier envío de correo que cumpla con ciertos requisitos de diseño y tenga una lista de direcciones en un formato basado en campos, como MS Access o MS Excel (MS Word no es un formato viable). Antes de imprimir, su lista de correo pasa por el procesamiento del NCOA (ver más abajo).

Luego, Stan Prints puede imprimir las direcciones directamente en el correo para que no sea necesario etiquetarlo. Este método también ahorra costos de envío porque se aplica un código de barras aprobado por USPS a cada dirección. Además, el proceso de impresión incluye los indicios de la Universidad (permiso de USPS). El material impreso sale de la impresora preclasificado por código postal, lo que elimina la necesidad de clasificarlo manualmente.

Si Print-To-Mail suena como una opción para buscar contacto Estampados Stan para obtener más información.

Servicios de correo

Esta sección contiene instrucciones paso a paso para tareas relacionadas con los servicios de correo, envío y recepción.

Cada departamento universitario tiene asignado un buzón ubicado en un área de fácil acceso. La mayoría de los departamentos asignan a un miembro del personal para que sea responsable de recoger el correo del buzón todas las tardes, de lunes a viernes. Luego, cada departamento tiene su propio proceso para distribuir el correo a las personas dentro del departamento.

Hay dos formas de hacer que Mail Services entregue su correo a la oficina de correos:

  • Cada ubicación del buzón de correo del campus tiene un buzón de recolección de correo saliente. El correo saliente se recogerá en el momento en que el correo entrante se entregue en el sitio del buzón. Luego, el correo saliente se procesa (se aplica el franqueo y se sella) y se entrega en la oficina de correos de Turlock a las 4:XNUMX p. m., de lunes a viernes.
  • Mail Services tiene un buzón de recolección de correo saliente en su vestíbulo (MSR010, sótano). El correo saliente recolectado y procesado antes de las 3:30 se entregará en la oficina de correos de Turlock alrededor de las 4:XNUMX p. m.

El correo dentro del campus debe colocarse en un sobre grande con información impresa en el exterior que indique a qué departamento se dirige y quién lo recibirá. Hay dos formas de recoger el correo dentro del campus:

  • Cada sitio del buzón de correo del campus tiene un buzón de recolección de correo dentro del campus. El correo dentro del campus se recogerá en el momento en que se entregue el correo entrante. Se ordenará y entregará con el correo entrante del día siguiente. 
  • Mail Services tiene un buzón de recolección de correo dentro del campus en su vestíbulo (MSR010, sótano).

Mail Services aplica el franqueo para el correo universitario saliente como parte del procesamiento del correo. El franqueo aplicado dependerá del tamaño y peso del correo.

Debido a que la sincronización con la oficina de correos es difícil para el procesamiento de correo urgente de USPS, la mejor manera de asegurar los servicios de correo nocturno es a través de UPS. Lleve su artículo a Servicios de correo (MSR 010, sótano) e regístrelo en la hoja de trabajo de entrega al día siguiente de UPS. El personal de Mail Services procesará las etiquetas de entrega de UPS y le pedirá el código de correo de su departamento para procesar el cargo. Le proporcionarán su recibo de UPS para que pueda acceder al seguimiento de UPS.

Puede comprar sellos y otros servicios de correo en la oficina de Servicios de Correo (MSR 010, sótano). Mail Services vende estampillas individuales, libros de estampillas Forever, algunas ofertas de estampillas conmemorativas y festivas, y estampillas Forever para tarifas postales internacionales. No venden estampillas con un monto de franqueo fijo ($1.00, $0.49, $0.2, etc.)

La diferencia de costo entre enviar una carta (sobre n.º 10) y enviar un piso es el doble.

Envío de USPS: para garantizar que se procese el correo de la universidad, el código de correo del departamento debe estar en cada envío. Al final de cada mes, el personal de Servicios de Correo elabora un informe que luego se introduce en PeopleSoft Finance. El total de los gastos de envío de cada departamento se ingresa en el libro mayor. Los departamentos pueden ver sus gastos mensuales ejecutando un informe del almacén de datos de PeopleSoft. 

Franqueo de UPS: UPS proporciona informes para que los servicios de correo los utilicen para compilar los cargos de UPS de un departamento. Un informe de fin de mes, utilizando el código de correo del departamento, se carga en el libro mayor general de PeopleSoft Finanzas. Los departamentos pueden ver sus gastos mensuales ejecutando un informe de almacenamiento de datos de PeopleSoft.

Antes de imprimir material para un envío masivo, debe reunirse con el personal de Mail Services para analizar las opciones de envío. Ellos pueden ayudarlo a preparar un envío por correo que sea oportuno y rentable. Antes de reunirse con el personal de Servicios de correo, identifique la lista de destinatarios que se utilizará y determine si ha pasado por la verificación de NCOA en los últimos 90 días. (Sobre NCOA) Si se requiere NCOA, proporcione la lista de destinatarios en formato Excel a Mail Services. Habrá un cargo por el servicio NCOA.

Una vez que haya confirmado que, de hecho, realizará un envío masivo, debe reunirse con el personal de la imprenta para determinar el mejor proceso de impresión. Su material puede ser tan simple como una factura insertada en un sobre o tan complejo como una pieza impresa por correo con el franqueo y las direcciones impresas en el material.

La imprenta y los servicios de correo pueden asesorarlo sobre los errores materiales que harán que el USPS rechace los precios comerciales con descuento (correo masivo).

Complete la orden de trabajo de correo masivo y entréguela con el material que se enviará por correo a Mail Services.

En el momento en que esté considerando hacer un envío postal grande, comuníquese con Mail Services o Print Shop para hablar sobre el proyecto. Ellos podrán decirle si su correo cumple con los requisitos de diseño y si tiene una lista de direcciones adecuada para el método de impresión a correo. La lista de destinatarios debe estar en un formato basado en campos, como MS Access o MS Excel (MS Word no es un formato viable).

Cuando esté listo para realizar un pedido de impresión a correo, complete el Orden de trabajo de la imprenta.

El servicio de plegado lo proporciona la Imprenta. Para solicitar completar el Orden de trabajo de la imprenta. Los Servicios de Correo proporcionarán el servicio de inserción a pedido. Completar la Inserción de orden de trabajo.

Mail Services es un "Centro de envío aprobado por USPS". Lleve sus artículos a Mail Services en el sótano de MSR. El personal lo ayudará a determinar la mejor opción de envío, empaquetará los artículos e imprimirá el envío requerido. Puede pagar en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o Warrior Efectivo.

Todas las entregas al campus se reciben en Envíos y recepción en Corporation Yard. Una vez que el artículo ha sido procesado (Procedimiento de recepción) se programará para su entrega en su oficina. Se le pedirá que firme para confirmar la recepción.

Una base de datos de seguimiento de paquetes está disponible para permitirle realizar un seguimiento de sus artículos una vez que Envío y recepción los haya recibido. 

Si necesita devolver un artículo comprado a través del proceso de solicitud, haga lo siguiente:

  • Notifique inmediatamente al Departamento de Adquisiciones. (Comprar Pagar contacto) El Departamento de Compras se pondrá en contacto con el proveedor para determinar el procedimiento a seguir.
  • Adquisiciones proporcionará Envío y Recepción con el número RMA (Autorización de Devolución de Mercancía).   
  • Contacto Envío y recepción para recoger el artículo.
  • El artículo será reempaquetado y devuelto dentro de los 30 días.
  • La universidad recibirá un crédito que será aplicado a la cuenta que fue cargada.

La devolución de los artículos comprados con PCard debe ser gestionada por el comprador.

Los Servicios de Apoyo (Servicios Centrales de Recepción y Correo) son para asuntos oficiales de la Universidad y cuentan con fondos limitados de la Universidad, por lo que está prohibido recibir paquetes personales a través de los Servicios Centrales de Recepción y Correo. Adicionalmente, la Universidad no puede asumir responsabilidad por la recepción de entregas personales.

Dado que todas las entregas pasan por la sala de correo y recepción central por motivos de seguridad, esto se aplica al Servicio Postal de EE. UU., FedEx, UPS y otros servicios de mensajería.

Entendemos que no siempre puede estar en casa para recibir paquetes, pero los Servicios de soporte no serán responsables de los paquetes personales ni de ningún retraso, daño o pérdida de estos paquetes. A continuación se presentan algunas alternativas a la entrega del trabajo.

  • Haga arreglos con familiares, amigos o parientes para recibir su paquete mientras está en el trabajo
  • Se pueden hacer arreglos alternativos para recibir sus paquetes con estos proveedores:
  1. Centro de impresión y envío de Fed Ex Office - 1451 Geer Road, Turlock, CA
  2. Oficina de correos de Estados Unidos - 555 East Main Street, Turlock, California
  3. The UPS Store - 3220 West Monte Vista Ave, Turlock, CA

Política de retención de registros e información

La Orden Ejecutiva No. 1031 de la Oficina del Canciller de la Universidad Estatal de California (CSU) requiere el desarrollo de un Programa de Retención de Registros/Información que cumpla con los requisitos legales y reglamentarios e implemente las mejores prácticas operativas. El propósito de la orden ejecutiva de Retención y Disposición de Registros/Información de todo el Sistema de CSU es mejorar la eficiencia y eficacia operativa y, al mismo tiempo, garantizar que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios asociados con la retención y disposición de registros/información de CSU.

Como se establece en la Universidad Estatal de California, Stanislaus Política de retención de registros/información la Universidad tiene un Programa de Retención de Registros/Información que cumple con los requisitos legales y reglamentarios e implementa las mejores prácticas operativas de acuerdo con las órdenes ejecutivas de Retención y Disposición de Registros/Información de todo el Sistema de CSU. La Universidad está obligada a cumplir con el Rectorado Programa de retención de registros.

El rector de la universidad es responsable de garantizar que los departamentos apropiados del campus implementen los cronogramas de retención y disposición de registros/información para ese departamento. El programa establecido por la póliza aplica a cualquier Stanislaus State departamento, cualquier Stanislaus State organización auxiliar, y Stanislaus State contratos o subvenciones (investigación y programas patrocinados), excepto que puedan ser reemplazados por leyes y regulaciones estatales o federales. Este programa no se aplica a los registros no registrados como se define a continuación ni a los registros médicos sujetos a la Orden Ejecutiva 943. Los registros universitarios son propiedad de la Universidad y no de los administradores, profesores o personal que los crean o a quienes se les confían.

Gestión de registros

Delegación Presidencial

El Presidente delega la responsabilidad de la implementación de un Stanislaus State Programa de retención de registros/información de la siguiente manera:

  1. Cada Vicepresidente velará por el cumplimiento de esta política en sus respectivas organizaciones;
  2. El Vicepresidente Asociado de Tecnología de la Información es responsable del cumplimiento de esta política en lo que respecta a la comunicación electrónica y la información almacenada digitalmente; Consulte las Pautas del programa de retención de registros/información para obtener detalles operativos.
  3. El Vicepresidente de Negocios y Finanzas debe identificar un Oficial de Retención de Registros y establecer las prácticas para implementar y sostener la Stanislaus State Programa de retención de registros/información.

Organizaciones Auxiliares: Cualquier entidad sin fines de lucro que (1) haya acordado cumplir con los requisitos aplicables de la Junta de Síndicos y el campus de CSU; (2) está incluido en la lista de organizaciones auxiliares oficialmente reconocidas y en buen estado mantenida por el Canciller; y (3) mantiene el estado de una organización auxiliar en buenos términos.

Custodio: El título de la persona designada por el departamento del campus que mantiene la copia oficial/original del registro/información. Los horarios de retención deben identificar específicamente al custodio designado del campus responsable de los registros/información identificados.

Disposición: Una variedad de procesos asociados con la implementación de decisiones de transferencia o destrucción de registros/información que se documentan en el cronograma de retención y disposición de registros u otra autoridad.

Medios de comunicación: Término general que se refiere al material en el que se ha registrado la información comercial y que posteriormente se puede utilizar con fines comerciales.

No registros: Los elementos que se encuentran en la siguiente lista son no está registros universitarios considerados.

  • Copias adicionales de documentos guardados solo por conveniencia o referencia
  • Formularios en blanco guardados con fines de suministro
  • Documentos personales o privados no creados ni recibidos en relación con los negocios de la Universidad
  • Materiales de referencia
  • anteproyectos

Registros/Información:  Todos los medios de grabación sobre cualquier cosa tangible en cualquier forma de comunicación o representación, incluidas letras, palabras, imágenes, sonidos o símbolos, cualquier combinación de estos u otros medios para participar en negocios, independientemente del medio.
Esto incluye, pero no se limita a:

  • Papel físico en archivos, como memorandos, contratos, informes, fotografías y planos arquitectónicos;
  • Comunicación electrónica, como contenido de correo electrónico y archivos adjuntos, correo de voz, mensajes instantáneos y datos en un circuito integrado sin contacto;
  • Contenido en sitios web, PDA, dispositivos móviles, computadoras de escritorio y servidores;
  • Información/datos capturados en varias bases de datos;
  • Licencias, certificados, registros, cédulas de identidad u otros medios;
  • Cualquier registro, independientemente de cómo se haya creado, o los medios en los que se haya almacenado y/o creado el registro, y las copias de seguridad de la información electrónica.

Oficial de retención de registros es el administrador oficial de los registros de la Universidad delegado por el Vicepresidente de Negocios y Finanzas.

Autoridad de retención: El estatuto, código o buenas prácticas comerciales que rigen el período de tiempo que debe/debe conservarse un registro/información en particular.

Calendario de retención: Se debe conservar un documento que identifique el período de tiempo de registros/información asociada con un proceso o función universitaria. El cronograma incluirá un número/identificador único, título, custodio, valor, autoridad de retención y período de retención.

serie: Un grupo de registros relacionados archivados/usados ​​juntos y evaluados como una unidad con fines de retención (por ejemplo, personal/nómina, fiscal, salud y seguridad ambiental, registros de estudiantes, instalaciones, policía universitaria, instalaciones, promoción universitaria, plan de estudios y acreditación, investigación y programas patrocinados, registros institucionales, etc.). La Oficina del Canciller de CSU identifica y nombra las Series que se requieren para ser parte del Programa de Retención de Registros/Información.

Archivo Universitario: El Archivo Universitario es el depósito dentro de la biblioteca Universitaria de los registros históricos de la Universidad.

Valor: Los registros y la información pueden tener valor en una o más de las siguientes áreas:

  • Operacional: requerido por un campus y/o departamento para realizar su función principal.
  • Legal: requerido por la ley o puede ser necesario para un litigio o una investigación gubernamental.
  • Fiscales relacionados con las transacciones financieras del campus, especialmente aquellas requeridas para fines de auditoría o impuestos.
  • Histórico-de valor a largo plazo para documentar eventos pasados. Esto puede deberse a una edad excepcional y/o conexión con algún hecho histórico significativo o persona relacionada con la CSU.
  • Vital-crítico de mantener para garantizar la continuidad operativa de la CSU después de una interrupción o desastre. Los registros vitales o la información pueden caer en cualquiera de las categorías de valores anteriores.

 

Oficial de retención de registros/información

El administrador oficial de los registros de la Universidad; tiene la responsabilidad y la autoridad para la supervisión general del Programa de Retención de Registros/Información. El oficial de retención de registros/información interpretará, actualizará y mantendrá los cronogramas de disposición y retención de registros y se asegurará de que estos requisitos se transmitan a los custodios de registros del departamento y al personal responsable del depósito centralizado de retención de registros. El Oficial de Retención de Registros/Información será responsable de capacitar y comunicarse con los Custodios para garantizar que se siga el Programa de Retención de Registros/Información. El Oficial de Retención de Registros/Información preparará y mantendrá los informes de Retención de Registros/Información según sea necesario para verificar el cumplimiento. Consulte las Pautas del programa de retención de registros/información para obtener detalles operativos. El Oficial de Retención de Registro/Información comunicará las deficiencias que causen un riesgo significativo para la Universidad o entidades relacionadas y sugerirá modificaciones a las pautas, políticas o procedimientos relacionados al Vicepresidente de Negocios y Finanzas o su designado.

Custodio de registros/información

Los departamentos del campus deben cumplir con los cronogramas de retención y disposición de registros/información para esa área (por ejemplo, personal/nómina, fiscal, salud y seguridad ambiental, registros de estudiantes, instalaciones, policía universitaria, instalaciones, avance universitario, plan de estudios y acreditación, investigación y patrocinio). programas, registros institucionales, etc.). Los departamentos designarán un custodio(s) oficial del campus para cada tipo de registro. Los custodios de registros/información son responsables de controlar la administración de registros/información en todos los formatos de medios y de valorar dichos registros/información de acuerdo con los requisitos de la autoridad de retención. Consulte las Pautas del programa de retención de registros/información para obtener detalles operativos.

Empleados

Todo Stanislaus State Los empleados que manejan registros/información de la Universidad son responsables de cumplir con la política de Retención de Registros/Información.

Archivista de la Universidad

El Decano de la Biblioteca designará un Archivero oficial. El archivista llevará a cabo inspecciones periódicas para garantizar el almacenamiento y la retención adecuados y proporcionará la información del archivo al oficial de retención de registros/información según lo solicite.

Horario de Registros/Información

La retención y disposición de registros/información deben cumplir con los estándares establecidos en los cronogramas de retención y disposición emitidos por la Orden Ejecutiva 1031 según lo informado por la Oficina del Canciller de CSU. Estos cronogramas no deben abreviarse ni modificarse, excepto para agregar una guía específica con respecto a la retención y disposición de registros/información únicos y específicos del campus.

El sistema Base de datos de retención de registros es mantenido por el Oficial de Retención de Registros de todos los registros almacenados en Almacenamiento Centralizado (archivos). La base de datos se puede buscar para identificar las solicitudes de recuperación de documentos.

Cada departamento de la Universidad debe identificar un Custodio de registros; la persona que mantiene la información del departamento relacionada con el almacenamiento centralizado de registros y el almacenamiento de registros departamentales. El custodio de registros del departamento es la persona funcional responsable de actuar como enlace con el oficial de retención de registros en todos los asuntos de retención de registros. El Custodio debe ser un empleado permanente, conocer el trabajo y las responsabilidades de su departamento y estar autorizado para trabajar con los registros en su área. Las responsabilidades del Custodio son:

  • Ser responsable de los registros almacenados dentro de su Departamento y en Almacenamiento Centralizado.
  • Comprender y seguir los procedimientos y requisitos para el almacenamiento de registros, incluida la seguridad, el acceso, la eliminación, la organización, la transferencia, la revisión y la disposición.
  • Informar al personal del departamento sobre los períodos de retención apropiados para cada tipo de registro dentro de la Serie de cronograma de la que es responsable.
  • Brindar capacitación adecuada a aquellas personas que puedan tener acceso a los registros, incluidos los registros confidenciales.
  • Responder preguntas sobre registros de oficina en su área funcional.
  • Cumplir con las retenciones de litigios y las solicitudes de registros públicos y legales.
  • Plan de protección de registros vitales y recuperación en caso de emergencia.
  • Asegúrese de que los registros permanentes se almacenen en una instalación con un entorno adecuado y se revisen periódicamente para verificar su calidad y legibilidad.
  • Comprender y seguir los procedimientos que garantizan que los registros confidenciales tengan controles de seguridad.
  • Desarrollar planes y procedimientos para preservar registros vitales en caso de desastres naturales o provocados por el hombre.
  • Identifique los registros del departamento de riesgos (externos e internos) a los que pueden ser vulnerables y determine qué nivel de impacto tendrá el riesgo y determine los métodos de protección apropiados.
  • Preparar informes y responder a las solicitudes de información del Oficial de Retención de Registros con respecto a los registros almacenados en el departamento y/o en el almacenamiento centralizado de retención de registros.

El Custodio de registros utiliza el Formulario de transferencia de registros para enumerar la descripción de los registros contenidos en el cuadro que se almacenará en el Almacenamiento centralizado. El Oficial de Retención de Registros usa esta información para codificar la caja y los documentos dentro de la Base de Datos de Retención de Registros.

Todas las solicitudes de almacenamiento centralizado se coordinarán a través del Oficial de Retención de Registros. El almacenamiento de registros se ajustará al sistema y la ubicación para el almacenamiento centralizado de registros no electrónicos archivados que cumpla con los cronogramas de retención, permita la recuperación de registros y administre la disposición de registros. Los departamentos que deseen transferir registros fuera del sitio deben consultar con el Oficial de retención de registros. El procedimiento para transferir registros al almacenamiento centralizado en el sitio es:

  • El Custodio de registros del departamento completa el Formulario de transferencia de registros y lo adjunta a la caja de almacenamiento de archivos.
  • El Custodio de Registros del Departamento se comunica con la Oficina de Administración de Registros para programar la recogida de la(s) caja(s) de almacenamiento. Los registros deben transferirse en un tipo de caja de almacenamiento aprobada por el Oficial de Retención de Registros.
  • El personal de Gestión de retención de registros recogerá la caja de registros del departamento.
  • El Oficial de Retención de Registros o su designado ingresará la información apropiada en la Base de Datos de Retención de Registros.

Los departamentos pueden acceder a los registros en el Almacenamiento Centralizado coordinando la solicitud con el Oficial de Retención de Registros o su designado. Los registros centralizados se entregarán únicamente a personas autorizadas con la identificación adecuada. Por razones de seguridad, no se enviarán registros centralizados por correo entre oficinas. Los custodios de registros departamentales son responsables de los registros retirados del almacenamiento centralizado, de firmar un formulario de acceso a documentos y de devolver los documentos retirados.

La Oficina de Tecnología de la Información (OIT) es responsable del mantenimiento, operación y seguridad del Sistema de Gestión de Contenido Empresarial (Almacenamiento de Registros Digitales) de la universidad. El almacenamiento de registros digitales debe cumplir con los estándares establecidos en la Orden Ejecutiva 1031 del Canciller del CSU y la Stanislaus State Política de retención de registros/información. El almacenamiento de registros digitales (ECM) es administrado por el Stanislaus State Oficina de Tecnologías de la Información.


Autoridad

El campus se adherirá a las instrucciones de disposición establecidas en los Programas de disposición de registros de CSU. Los Anexos se aplican a la copia autorizada del registro controlado por el Oficial de Retención de Registros y los Custodios, no a las copias adicionales no registradas que pueden crearse con fines informativos o de conveniencia.

Responsabilidad

El Oficial de Retención de Registros o la persona designada es responsable de notificar a los Custodios del Departamento para que revisen los registros de datos en papel en el almacenamiento centralizado, si corresponde, como se indica en los cronogramas y aprobar la fecha de disposición. Como mínimo, esta revisión debe realizarse una vez al año. Los custodios departamentales que opten por almacenar sus registros dentro de su oficina deberán desarrollar procedimientos de eliminación de registros departamentales junto con el Oficial de retención de registros.

Métodos

Los métodos de disposición deben tener en cuenta la categoría de registros cuyo contenido requiere destrucción, en lugar de la simple disposición. La destrucción debe evitar el acceso no autorizado a cualquier registro designado como confidencial y personal, y debe destruirse para que no puedan leerse o reconstruirse en la práctica (es decir, trituración).

Provisión

La disposición ocurrirá después del final del período de retención en un momento operacionalmente práctico para el campus. Los registros que no se eliminan a tiempo aún pueden estar sujetos a posibles solicitudes en virtud de un estatuto o procedimiento legal. Los registros que se hayan puesto en espera por litigio, solicitados en virtud de un procedimiento legal o una ley de información pública, o relacionados con auditorías en curso o pendientes, no deben desecharse. La eliminación también se debe diferir si las leyes o reglamentos federales y las pautas de subvenciones o contratos universitarios anulan los períodos de retención de la universidad.

Como Hacer

  1. Reúna los documentos en una caja de almacenamiento de archivos (tamaño estándar). Los documentos deben separarse según el tipo para facilitar su recuperación.
  2. Completa un Formulario de transferencia de registros que contiene la siguiente información:
    • Fecha de presentación
    • Departamento
    • Presentado por
    • Jefe de departamento
    • Fecha de destrucción
    • Descripción de registros
    • Fechas de Registros
    • Adjunte una copia del formulario de transferencia de registros en la caja de almacenamiento de archivos como etiqueta, coloque una copia adicional en la caja con el contenido y envíe una copia por caja a la Oficina de administración de registros
  3. Comuníquese con la Oficina de Administración de Registros para programar una recolección de las cajas de almacenamiento.

El almacenamiento centralizado de la Universidad está ubicado en el Mary Stuart Rogers Sótano del Edificio Gateway de Servicios Educativos (MSR).

Correo electrónico mail_services@csustan.edu o llame a la sala de correo al (209) 667-3014.

Correo electrónico mail_services@csustan.edu o llame a la sala de correo al (209) 667-3014.

Las opciones de trituración son las siguientes:

  • Se puede ubicar un receptáculo seguro/cerrado en su oficina por una tarifa mensual.
  • Se puede procesar la trituración de proyectos especiales (limpieza de una oficina específica, etc.)
  • La trituración de documentos altamente confidenciales se puede organizar cuando un camión triturador llega al campus y le entrega un recibo firmado por la trituración completa en el sitio.

Complete el formulario de solicitud de destrucción, indicando la opción de destrucción que desea. El formulario contiene un área para ingresar la cadena del gráfico de departamento. Se facturará a su departamento mediante el proceso de devolución de cargo.

Políticas, recursos, formularios

Información sobre políticas y procedimientos relacionados con la gestión de registros.

Enlaces, herramientas y materiales de referencia relacionados con la gestión de registros.

Formularios descargables y en línea relacionados con la gestión de registros.

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Actualizado: junio 03, 2024