Control de propiedad/Recepción

Política de control de propiedad

Esta sección contiene información sobre la política, incluidas las responsabilidades del presidente o la persona designada.

Se asignan los recursos apropiados y se asigna la responsabilidad para la correcta recepción, registro, seguridad, seguimiento y disposición de la propiedad.
Se implementan procedimientos para el registro oportuno de todos los bienes en función de los ciclos normales de entrada. Por ejemplo, es posible que se requiera que las adiciones de equipos se registren cada mes debido al alto volumen de transacciones, mientras que las mejoras importantes de capital se pueden registrar anualmente.
Se implementan procedimientos para la disposición oportuna de todos los bienes en función de los ciclos normales de entrada.
Se implementan procedimientos que requieren la aprobación correspondiente para la enajenación de bienes.
Se implementan procedimientos para la evaluación, aceptación y registro de donaciones de bienes.
La Universidad evaluará y registrará todos los activos intangibles de acuerdo con los requisitos de declaración GASB aplicables.
Todas las reglamentaciones para la propiedad obtenida de una subvención federal o estatal se cumplen de acuerdo con los requisitos respectivos, como la Circular A-110 de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) o las reglamentaciones estatales relacionadas.
El personal del campus utiliza la Guía de activos de capital de la Universidad Estatal de California (CSU) como guía para todas las propiedades en lo que respecta a los costos capitalizados, los métodos de depreciación, el deterioro y otros problemas similares. La Guía de activos de capital de CSU se actualiza anualmente para reflejar la evolución de los requisitos contables y de informes y se incluye en el Manual GAAP de CSU.

Definiciones de propiedades

Esta sección contiene definiciones de términos de uso común para la administración de propiedades.

Artículos con un costo unitario de $5000.00 o más (incluido el impuesto sobre las ventas/uso y el flete) y una expectativa de vida de dos años o más. Excepción: si un departamento compra una computadora, un monitor y un teclado, todo en la misma orden de compra, los tres artículos se capitalizarán si el costo total es de $5000.00 o más. Sin embargo, si estos artículos se compran en órdenes de compra separadas, la definición de propiedad de capital se aplicará a cada artículo por separado.

Propiedad que se construye combinando o ensamblando componentes y/o materiales modulares en una unidad identificable. El producto terminado debe tener un costo unitario de $5000.00 o más y una expectativa de vida de dos años o más. Todos los materiales sin importar el costo serán capitalizados.

Propiedad con un costo unitario de menos de $ 5000.00, o una expectativa de vida de menos de dos años, que se encuentra en la categoría relacionada con el equipo de instrucción.

Las etiquetas de propiedad son pequeñas pegatinas adhesivas que tienen impreso un número de identificación, un código de barras y una declaración de que el artículo etiquetado es propiedad de Stanislaus State. La etiqueta se coloca en la propiedad y la información del código de barras se ingresa en una base de datos. La base de datos contiene información sobre a qué departamento se ha asignado la propiedad etiquetada y quién es el custodio de la propiedad.

Cada departamento de la Universidad ha asignado a alguien para que sea el custodio de la propiedad del departamento. Esa persona es responsable de conocer la ubicación de la propiedad etiquetada para que pueda ayudar a la Administración de la propiedad al realizar un inventario físico. El custodio es responsable de preparar todas las Solicitudes de Inspección/Transferencia de Propiedad para transferir propiedad a otro departamento o “propiedad sobrante”.

La propiedad de la universidad está etiquetada si tuvo un precio de compra de $500 o más. Algunas propiedades pueden presentar un riesgo especial de pérdida debido a su comerciabilidad, portabilidad o la información que pueden llevar. Los artículos que cuesten menos de $500.00 que se consideren delicados, atractivos, de alto riesgo o fáciles de robar pueden etiquetarse sin importar el costo. Estos artículos pueden incluir: Computadoras, IPADS, tabletas, grabadoras de video, cámaras, impresoras de computadora, herramientas eléctricas, armas de fuego, instrumentos musicales, etc. Dichos artículos pueden etiquetarse a pedido del departamento de uso o a discreción de la oficina de administración de la propiedad.

Adquisición de Propiedad

Esta sección contiene definiciones de términos relacionados con la adquisición de propiedades.

La Propiedad Universitaria se compra a través de la proceso de solicitud o con una compra de PCcard. El artículo se recibe en la oficina de envío y recepción. Si es necesario etiquetar el artículo (consulte Propiedad etiquetada arriba), la etiqueta de propiedad (consulte la descripción anterior) se colocará en el artículo. La información de la propiedad y el departamento al que se entrega se ingresará a la Base de Datos de Control de la Propiedad.

El Gobierno a menudo proporciona propiedades a la Universidad para cumplir requisitos específicos del contrato. Esta propiedad "SÓLO" se puede utilizar en el contrato o concesión a la que está destinada, a menos que se indique lo contrario. Al finalizar o rescindir, el Oficial de Contrataciones Administrativas o el Oficial de Subvenciones de esa agencia en particular, debe proporcionar una autorización por escrito para:

Transferir título a Stanislaus State.
Solicitar instrucciones de disposición de la agencia gubernamental.
Transferir la propiedad a un contrato de continuación o concesión.
Transferir la propiedad a otra institución.

Nota: Estas son posibilidades que puede ejercer el Gobierno; sin embargo, el Gobierno no se limita a estas opciones. Las propiedades amuebladas por el gobierno deben manejarse con sumo cuidado. Es necesario mantener registros precisos sobre el uso, la ubicación y el mantenimiento de esta propiedad. El Gobierno puede programar auditorías periódicas de su propiedad siempre que desee cumplir con los requisitos del contrato. Por favor notifique a Control de Propiedad cuando se haya recibido la Propiedad Amueblada por el Gobierno.

La propiedad donada debe ser procesada a través de la oficina de Promoción Universitaria. Si recibe propiedad donada, por favor informar Avance Universitario para completar un FORMULARIO DE ACEPTACIÓN DE REGALO EN ESPECIE para ser procesado y enviado al control de la propiedad.

Stanislaus State no tiene interés ni acepta ninguna responsabilidad por bienes personales en caso de pérdida o robo. Se recomienda que se le proporcione a su jefe de departamento una lista de todos los bienes de propiedad personal para evitar la posibilidad de que se confundan con Stanislaus State propiedad. En caso de confusión, la prueba de propiedad recaerá en el individuo, no Stanislaus State. Marcar la propiedad personal también ayudará con fines de identificación.

El software se contabiliza como gasto, excepto en el caso de compras importantes de software de sistemas superiores a $5,000.00 por paquete.

Descripción general del control de la propiedad

Esta sección proporciona información general sobre el control de la propiedad, incluidas definiciones de términos de uso común.

Cada departamento de la Universidad ha asignado a alguien para que sea el custodio de la propiedad del departamento. Esa persona es responsable de conocer la ubicación de la propiedad etiquetada para que pueda ayudar a la Administración de la propiedad al realizar un inventario físico. El custodio es responsable de preparar todas las Solicitudes de Inspección/Transferencia de Propiedad para transferir propiedad a otro departamento o “propiedad sobrante”.

Property Management realiza inventarios en un ciclo aleatorio de dos años. A medida que los departamentos están programados para el inventario, los custodios de la propiedad de los departamentos ubicados en el edificio o las ubicaciones programadas (según la base de datos de la propiedad) serán notificados por carta de la fecha del inventario. Una vez que se haya completado el inventario, el departamento recibirá un informe sobre qué propiedad falta.

Si durante el inventario físico no se puede localizar la propiedad, la Administración de la propiedad preparará un memorando de discrepancia en el inventario físico para el custodio de la propiedad. El departamento tendrá 14 días para localizar la propiedad que fue "No encontrada". Si el departamento aún no puede localizar la propiedad, anotará que la propiedad falta en un "Formulario de informe de artículos perdidos". Cuando Property Management reciba el informe, lo enviará al Stanislaus State Departamento de Seguridad Pública (DPS) para investigación

El movimiento de propiedad sin seguir el procedimiento de propiedad hará que su departamento sea acusado de "propiedad faltante" cuando la Administración de la propiedad realice un inventario físico. El movimiento de propiedad o transferencia a otro departamento requiere completar un Formulario de informe de transferencia/superávit de propiedad

Si la propiedad es robada de su departamento, debe notificar a la Policía Universitaria inmediatamente y luego notificar a la administración de la propiedad. La Policía investigará y levantará un informe sobre la naturaleza de la pérdida.

Para sacar propiedad fuera del campus para tareas relacionadas con el trabajo, la remoción de propiedad debe ser autorizada por un Formulario de salida de propiedad.

Descripción general de la disposición de la propiedad

Esta sección contiene información sobre la transferencia, disposición y remoción de propiedad.

Si tiene una propiedad que no se está utilizando, debe completar una Formulario de informe de encuesta/transferencia disponer el envío de la propiedad al almacén de excedentes. Nunca intercambie, canibalice, venda o disponga de bienes adquiridos sin la aprobación del Departamento de Control de la Propiedad.

Una vez que la propiedad ha sido transferida fuera del control departamental, la oficina de Administración de la Propiedad determina lo que ocurrirá.

Si la propiedad aún se puede utilizar, estará disponible para otros departamentos universitarios publicados en la página web de propiedad excedente Centro de reutilización de intercambio virtual (VERC)
Oferta a todos los demás campus de CSU a continuación SI el artículo es de gran valor (precio de compra $50,000+) no está obsoleto y le queda una vida útil. El campus receptor sería responsable de todos los costos de transporte.
Ofrezca donaciones por sorteo a los distritos escolares locales financiados por el estado.
Realizar una venta en sobre cerrado, ya sea por lote o por artículo. Los activos se venderán utilizando Servicio de subasta pública en línea de excedentes
Oferta al chatarrero.

Si la propiedad/equipo no está en condiciones de funcionamiento, se manejará de la siguiente manera:

Oferta interna primero
Ofrecer donaciones por sorteo a los distritos escolares locales financiados por el estado
Reciclar
Destruir y colocar en el basurero del campus

Antes de sacarlo del campus, se deben quitar o borrar las etiquetas de propiedad de todo el equipo. Los ingresos de cualquier venta se distribuirán de la siguiente manera:

Todos los ingresos recibidos de la oferta sellada o el sitio web de la subasta se llevarán a la Oficina del Cajero de la Universidad, donde se registrarán, se depositarán como ingresos varios y se enviarán al departamento de custodia.
Las tasas de comisión de los servicios de soporte variarán según el valor del activo que se vende (consulte el cuadro a continuación)
Los artículos en subasta se almacenarán y asegurarán en el almacén de envío/recepción hasta que se vendan o se complete la subasta.
Los artículos de la subasta se publicarán en el sitio web de la subasta durante un máximo de 7 días.
Stanislaus State puede cobrar el impuesto sobre las ventas, a menos que el comprador haya proporcionado un certificado válido de exención de impuestos a Stanislaus State antes del pago.

Value alto	Porcentaje
$0.01 - $5,000.00	50%
$ 5,000.01 - $ 10,000.00	25%
$ 10,000.01 o por encima	20%

Las computadoras y los periféricos de computadora representan la mayor cantidad de propiedad excedente. Cuando un departamento adquiere computadoras nuevas, las computadoras viejas se retiran, almacenan, transfieren, etc. La OIT y la Oficina de Administración de la Propiedad han desarrollado un proceso para ayudar a los departamentos y controlar mejor la ubicación y disposición de los equipos informáticos sobrantes. Este nuevo proceso asigna a la OIT la responsabilidad de determinar si una computadora puede ser reutilizada o si debe desecharse como "basura". Esto también permitirá un mejor mantenimiento de registros con respecto a la ubicación de todos los equipos informáticos en el campus.

Cómo mover las computadoras a la propiedad excedente

Centro de reutilización de intercambio virtual

Cuando los departamentos tienen propiedades (artículos etiquetados) que no se están utilizando y quieren sacarlas de su departamento, siguen un proceso que hace que se conviertan en “propiedad excedente”. Enlace a cuál es el proceso para mover artículos a “propiedad excedente” Los artículos excedentes enumerados se publican en el VERC por Stanislaus State empleados o el Departamento de Gestión Inmobiliaria de la Universidad. Otros departamentos pueden ver fotografías de propiedades disponibles y seleccionar artículos que se les transferirán.

Reciclaje de cartuchos de tóner de impresora

Esta sección contiene una descripción general sobre los procedimientos para el reciclaje adecuado de los cartuchos de impresora y de tóner.

Nuestro campus pasa por miles de cartuchos de tóner de impresora cada año. Debido a que estos cartuchos usados contienen sustancias químicas de tóner residual, no deben desecharse en el flujo normal de desechos. En un esfuerzo por proporcionar un método seguro para deshacerse de los cartuchos de tóner usados, le pedimos a la comunidad del campus que siga el procedimiento a continuación para retirarlos del campus. Estas instrucciones se refieren a los cartuchos de tóner de impresoras/copiadoras grandes, no a los cartuchos de tinta pequeños para impresoras de escritorio.

Retire el tóner vacío de la impresora.
Saque el nuevo tóner de la impresora de la caja e instálelo en la impresora;
Coloque el cartucho de tóner de la impresora vacío en la caja del cartucho de reemplazo
Coloque la caja en el "Contenedor de tóner usado" claramente marcado que se encuentra en los centros de copiado y las áreas de reciclaje de papel en todos los edificios del campus. La ubicación de los "puntos de entrega" para cada edificio principal se enumeran a continuación. No deje los tóneres en el pasillo ni los coloque frente a los buzones del campus. Si no tiene disponible una nueva caja de tóner para impresora, puede colocar los cartuchos de tóner en una caja diferente. El tóner vacío debe estar en una caja para evitar derrames de tinta en la alfombra, ropa, muebles, etc.

TENGA EN CUENTA: Los servicios de limpieza de las instalaciones NO recogerán ningún contenedor de basura que contenga cartuchos de tóner sin caja.

Servicios de Instalaciones vaciará los contenedores de tóner usados periódicamente y los cartuchos de tóner usados se almacenarán en el Almacén de Recepción.

Luego, Staples recolectará todas las cajas del almacén de Recepción de manera regular para reciclarlas.

Contruyendo	Ubicación
Salón Bizzini	B134C
Anexo de la biblioteca	Área de recepción de la biblioteca
MSR	MSR 010 Sala de correo/Stan Prints, MSR 120, MSR 270, MSR 360
Salón de la ciencia Naraghi	N 126A, N 324A
Unión Universitaria	Vivienda Suite 122 (durante la construcción del Centro de Estudiantes)
Sala Demergasso-Bava	DAP 149

Como Hacer

Esta sección contiene instrucciones paso a paso y respuestas a preguntas frecuentes sobre la administración de propiedades.

Deberá completar un Formulario de solicitud de seguridad para acceder a la Sistema de Activo Fijo. Se le dará acceso para ver los activos en su departamento o descargar todos los activos en una hoja de cálculo de Excel.

Deberá informar a todo el personal/profesorado que se realizará un inventario. Asegúrese de traer todas las pertenencias prestadas a la oficina en el momento de la auditoría.

Deberá comunicarse con el secretario de propiedad del campus si se ha localizado alguno de los elementos en la lista de discrepancias. Tendrá varias semanas para localizar todos los elementos faltantes.

Necesitas completar un Formulario de informe de transferencia/superávit de propiedad. Después de completar el formulario; reenviarlo a Control de Propiedad para que sea necesario. Los usos de este formulario incluyen:

Intradepartamento: Movimiento de propiedad de un edificio a otro o de un cuarto a otro dentro del mismo departamento.
Interdepartamental: Transferir la propiedad de la propiedad de un departamento a otro departamento.
Eliminación/Salvamento: Envío de propiedad a excedente debido a que no se usa más o está dañada sin posibilidad de reparación

Se debe completar un formulario por separado para cada tipo de transacción.

Si le roban propiedad a su departamento, debe avisar a la policia universitaria inmediatamente, y luego notificar a la administración de la propiedad. La Policía investigará y levantará un informe sobre la naturaleza de la pérdida.

Necesitas completar un Formulario de informe de transferencia/superávit de propiedad. Después de completar el formulario; reenviarlo a Control de Propiedad para que sea necesario. Los usos de este formulario incluyen:

Intradepartamento: Movimiento de propiedad de un edificio a otro o de un cuarto a otro dentro del mismo departamento.
Interdepartamental: Transferir la propiedad de la propiedad de un departamento a otro departamento.
Eliminación/Salvamento: Envío de propiedad a excedente debido a que no se usa más o está dañada sin posibilidad de reparación

Se debe completar un formulario por separado para cada tipo de transacción.

Trasladar todos los bienes, excepto las computadoras, a bienes sobrantes:

Cuando los departamentos tienen propiedades que no están siendo utilizadas, deben completar un Formulario de informe de encuesta/transferencia (pdf) y envíelo a la Administración de la propiedad para organizar la recogida del equipo.
Una vez que la Administración de la propiedad recibe el formulario Informe de inspección/transferencia, se verifica antes de que se pueda programar y completar el retiro del equipo.
La administración de la propiedad determinará si la propiedad sobrante se conservará para uso futuro de la universidad o se dispondrá de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Las listas de propiedades excedentes son mantenidas por Administración de propiedades.

Mover computadoras a propiedad excedente:

Cuando ya no se necesita una computadora, el departamento al que se le asigna el equipo (custodio) debe preparar un Formulario de Inspección/Transferencia de Propiedad indicando que la computadora ya no es necesaria y debe ser desechada. Los departamentos no están autorizados a deshacerse de equipos.
El control de la propiedad luego programará la recolección de la computadora. Esto elimina la responsabilidad de custodia de la computadora del departamento y la transfiere al campus.
OIT determinará si la computadora se puede reconfigurar para su reutilización. De ser así, OIT se convertirá en el custodio de esa propiedad y la transferirá al nuevo custodio apropiado cuando sea reasignada. En caso contrario, el equipo se preparará para su eliminación de forma adecuada y respetuosa con el medio ambiente.

Los departamentos que necesiten muebles o equipos deben determinar si la Administración de propiedades tiene propiedades excedentes que serían aceptables. Las personas pueden mirar en el Sitio web del Centro de Reutilización de Intercambio Virtual de Propiedad Excedente o contacte a Propiedad excedente.

Los departamentos que necesiten una computadora deben determinar si la Oficina de tecnología de la información tiene computadoras excedentes disponibles.

Estas instrucciones se refieren a los cartuchos de tóner de impresoras/copiadoras grandes, no a los cartuchos de tinta pequeños para impresoras de escritorio.

Retire el tóner vacío de la impresora.
Saque el tóner nuevo de la impresora de la caja e instálelo en la impresora;
Coloque el cartucho de tóner de la impresora vacío en la caja del cartucho de reemplazo
Coloque la caja en el "Contenedor de tóner usado" claramente marcado que se encuentra en los centros de copiado y las áreas de reciclaje de papel en todos los edificios del campus. La ubicación de los "puntos de entrega" para cada edificio principal se enumeran a continuación. No deje los tóneres en el pasillo ni los coloque frente a los buzones del campus. Si no tiene disponible una nueva caja de tóner para impresora, puede colocar los cartuchos de tóner en una caja diferente. El tóner vacío debe estar en una caja para evitar derrames de tinta sobre alfombras, ropa, muebles, etc.

POR FAVOR TENGA EN CUENTA: Staples NO recogerá ningún tóner que no esté en una caja, y los Servicios de limpieza de instalaciones NO recogerán ningún recipiente de basura que contenga cartuchos de tóner sin caja.

Servicios de Instalaciones vaciará los contenedores de tóner usados periódicamente y los cartuchos de tóner usados se almacenarán en el Almacén de Recepción.
Luego, Staples recolectará todas las cajas del almacén de Recepción de manera regular para reciclarlas.

Políticas

Información de políticas y procedimientos relacionados con la administración de propiedades.

Recursos

Enlaces, herramientas y materiales de referencia relacionados con la administración de propiedades.

Solo interno

Base de datos de inventario de administración de propiedades

Formularios

Formularios descargables y en línea relacionados con la Gestión de la Propiedad.

Inscripción en beneficios

Aprenda a usar y acceder a sus registros de propiedad en la base de datos de propiedades utilizando herramientas de administración de propiedades.

Tutorial de control de propiedad

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