Viajes

Un electronico SOLICITUDES se requiere en el software de viajes Concur antes de incurrir en cualquier costo asociado. 

• Para determinar si necesita completar una Solicitud Concur, consulte el Diagrama de flujo de solicitud de Concur.
• Si va a conducir su vehículo personal, complete Modelo 261, Autorización para el Uso de Vehículos de Particulares en Negocios del Estado.
• Si va a conducir CUALQUIER VEHÍCULO mientras esté en Negocios Universitarios, debe completar Capacitación para conductores defensivos.  

Reporte de gastos

Para ser reembolsado por las compras personalmente realizado mientras viajaba por negocios de la Universidad, debe presentar un Informe de gastos en Concur. La Solicitud de viaje que se envió antes del evento de viaje se utilizará para crear el Informe de gastos. El Informe de gastos detalla todas las compras realizadas durante un viaje por las que desea recibir un reembolso. También mostrará cualquier transacción de Travel PCard. Sin embargo, el viajero solo será reembolsado por aquellos artículos pagados personalmente que estén respaldados por una solicitud de viaje aprobada y recibos detallados. Para obtener información completa y detallada sobre cómo crear y enviar un Informe de gastos, consulte el Manual para viajeros y delegados en el Concur Viajes y Gastos .

Aprobaciones y procesamiento 

Las aprobaciones en la Solicitud de Viaje autorizan el evento de viaje como asunto de la Universidad y autorizan el gasto del monto del presupuesto de los fondos de la Universidad identificados en la Sección de Contabilidad.

Concur enviará automáticamente el informe de gastos a los aprobadores autorizados. 

Una vez aprobado, puede esperar recibir su reembolso dentro de los 10 días hábiles.

Se debe enviar una Solicitud de viaje autorizada a la Oficina de viajes antes de alquilar un vehículo para negocios de la Universidad. Los alquileres se facturarán automáticamente a la Universidad y se cargarán al departamento correspondiente según la Solicitud de viaje. Siga el procedimiento a continuación.

Online

1. Abierto Enterprise Rent-A-Car
2. Elija la ubicación de Enterprise donde le gustaría recoger su vehículo de alquiler.
   1. Puedes usar el Aeropuerto; o
   2. Ingrese el Código Postal, Ciudad o Estado que está buscando.
3. Ingrese las Fechas y Horarios de su reserva deseada.
4. Ingrese nuestro Número de Cuenta Nacional (comuníquese con el custodio de su Departamento para obtener este código) en el cuadro "Opcional: Cuenta Corporativa o Número de Cliente". (Este es el código cuando no se usa una tarjeta de viaje).
5. Se le pedirá que ingrese los primeros 3 caracteres del nombre de su cuenta, comuníquese con el custodio de su Departamento para obtener este código.
6. Si ingresó una ubicación o aeropuerto específico, podrá elegir su vehículo y hacer una reserva. Si ingresó un código postal, una ciudad o un estado, se le dará una lista de las ubicaciones de Enterprise Rent-A-Car en el área que solicitó para elegir.
7. Puede proceder a seleccionar su vehículo e introducir sus datos para terminar de realizar su reserva.
8. Se le dará un número de confirmación para su reserva y la opción de recibir una confirmación por correo electrónico.
9. En el momento del alquiler, proporcione a la sucursal una licencia de conducir válida y un número de reserva. No hay necesidad de comprar un seguro adicional. Está incluido en la tarifa.

Por Teléfono

1. Comuníquese con la sucursal local de alquiler de Enterprise Rent-A-Car (209-632-8000) o marque 1-800-RENT-A-CAR para conectarse con la sucursal más cercana.
2. Proporcionar a la sucursal nuestro Número de Cuenta, comuníquese con el custodio de su Departamento para obtener este código (Este es el código cuando no se usa una tarjeta de viaje).
3. La oficina de alquiler establecerá una reserva que se ajuste a sus necesidades y le proporcionará un número de reserva.

Al momento del alquiler, proporcione a la sucursal una licencia de conducir válida y un número de reserva de Enterprise. No es necesario contratar un seguro adicional. Está incluido en la tarifa.

La forma más rápida de recibir su reembolso es mediante depósito directo (EFT). Las transferencias electrónicas de fondos (EFT) se procesan dos veces por semana. Para solicitar Depósito Directo complete el Formulario de autorización.

Autorización de reembolso de gastos de entrevista en el campus:
Antes de enviar una invitación al candidato para que venga al campus.

• Completar un Entrevista en el campus y subsidios de viaje para el formulario de contratación (formulario OI) que se encuentra en el sitio web de Viajes.
• Obtener la aprobación del presidente/gerente del departamento de contratación, el AVP/decano de la universidad y el vicepresidente correspondiente.
• Entregue el formulario OI a Cuentas por Pagar en Servicios Financieros para obtener un número de OI (Entrevista en el campus). (Póngase en contacto con la oficina de viajes)
• Comuníquese con el candidato y proporcióneles el número de OI y el monto de reembolso aprobado. Indíqueles que utilicen el número de OI cuando presenten su solicitud de reembolso.
• Guía rápida del candidato

Criterios de reembolso de gastos de viaje para entrevistas en el campus:

• Los viajes aéreos serán reembolsado a la tarifa "económica" desde el punto de origen hasta California. El Departamento consultará al candidato con la mayor anticipación posible para obtener la mejor tarifa aérea (al menos 7 días; de lo contrario, las tarifas se han vuelto prohibitivas) Nota: Si el solicitante es de fuera de los EE. UU., el viaje debe ser aprobado previamente por el vicepresidente.
• Se permite el reembolso del viaje desde el domicilio del candidato hasta y desde el aeropuerto a la tarifa de reembolso de millas establecida.
• El reembolso por el viaje del candidato al campus en automóvil personal se reembolsa según la tasa de reembolso de millaje establecida por el estado.
• Stanislaus State Los empleados que brindan transporte a un candidato hacia y desde el aeropuerto deben presentar una solicitud de viaje. Se puede presentar un Informe de gastos para el reembolso de millas utilizando el número OI.
• Alquiler de coches Enterprise (Contrato estatal): Enterprise rent-a-car tiene un Servicio en línea para alquilar un coche con tarjeta de crédito. Para obtener la tasa estatal utilice el Número de Cuenta (comuníquese con el custodio de su Departamento para obtener este código) en el cuadro "Opcional: cuenta corporativa o número de cliente". Cuando se le solicite el nombre de la empresa, ingrese CSU.   
• Gastos de viaje para solicitantes discapacitados: si algún solicitante llamado a una entrevista tiene una discapacidad física que requiere un acompañante de viaje, el acompañante puede recibir un reembolso por los gastos de viaje y manutención según las reglas aplicables al candidato.

Criterios de reembolso de alojamiento y comidas para entrevistas en el campus:

• Normalmente, los candidatos se alojarán en el Fairfield Inn, el Candlewood Suites o el Turlock Holiday Inn Express. Las tarifas de habitaciones de hotel para 2024 se enumeran a continuación. El comité de búsqueda patrocinador debe hacer las reservas antes de la llegada del candidato al campus. La tarifa universitaria para una habitación individual es de $84 a $89. Para obtener esta tarifa sin impuestos, se debe completar un "Certificado de exención de impuestos de ocupación transitoria de hotel/motel para agencias estatales" y enviarlo por fax a Holiday Inn al 664-9998 o al Fairfield Inn al 668-3833
  • El Suites Fairfield CHARGE $144 para una singular suite de estudio.
  • La Candlewood Suites CHARGE $134 para una singular suite de estudio.
  • La Suites Holiday Inn Express CHARGE $139 para una singular suite de estudio.
     
• Las habitaciones en el Fairfield Inn / Candlewood Suites / Turlock Holiday Inn Express deben cargarse a Servicios Financieros utilizando el número OI y proporcionando el formulario de exención de impuestos. Se debe informar a los candidatos que deberán proporcionar una tarjeta de crédito para cualquier cargo diverso, ya que solo cubrimos el cargo de la habitación. El Holiday Inn Express/Fairfield Inn ha sido informado de esta política y solicitará el pago de dichos cargos a los candidatos. A los candidatos no se les reembolsarán las llamadas telefónicas de larga distancia, la lavandería, las facturas del bar, etc., cargadas a sus habitaciones de motel. (Un buen desayuno está incluido con la habitación en Holiday Inn Express y Fairfield Inn).
• El reembolso de las comidas y el alojamiento será solo para un candidato. Los candidatos deben ser informados de esto antes de su visita.
• Reclamaciones de reembolso de M&IE:
  • Las comidas y gastos imprevistos se reembolsan como viáticos basados ​​en la ubicación de $59. 
  • Los gastos de entretenimiento (incluida la compra de bebidas alcohólicas) no se pueden reembolsar.

Procedimientos de reclamación de reembolso

• Obtenga los recibos originales de todos los gastos del candidato.
• Completa un   Formulario de reclamación de viaje para el reembolso de cada candidato, utilizando el número de OI como Evento y/o Propósito. Adjunte los recibos originales (incluidos los recibos de comidas detallados) al Reclamo.
• Obtenga la firma del candidato y las autorizaciones correspondientes en el Reclamo y envíelo a Cuentas por Pagar en Servicios Financieros.

Cualquier pregunta no cubierta anteriormente, o para mayor aclaración, comuníquese con el Oficina de viajes.