Comunicaciones internas

Animamos a que los eventos en 25Live estén confirmados al menos cuatro semanas antes de la fecha del evento. Para dar tiempo al proceso de confirmación, los eventos deben ingresarse en 25Live cinco o seis semanas antes de la fecha del evento.

El plazo para publicar un evento confirmado en la UEC, Digest y WW es de aproximadamente dos a cuatro semanas. El tiempo de respuesta variará durante la temporada alta de eventos.

Los eventos se publican en los boletines semanalmente, los martes (por lo que comenzarán a aparecer los miércoles).

Antes de ingresar su información en 25Live, confirme que tiene todos los siguientes elementos en la lista de verificación.

Lista de verificación de envío de eventos

• Nombre/título del evento: asegúrese de que pueda ser independiente para que el lector comprenda su evento incluso si solo se muestra el título. Evite hacerlo demasiado largo.
• Fecha del evento
• Hora de inicio y finalización del evento
• Ubicación
• Tipo/categoría de evento
• Persona de contacto e información de contacto
• Descripción del evento: incluya la información más importante al comienzo de la descripción y concéntrese en describir por qué la gente querrá asistir a su evento. La mayoría de los lectores hojearán las primeras oraciones. Consulte la pregunta frecuente n.º 10 a continuación para obtener más información.
• Enlace de registro/información
• Fecha limite de registro: incluir si el registro finaliza en una fecha/hora anterior al evento.
• Imagen/miniatura: La imagen debe transmitir el mensaje del evento o representar visualmente algo sobre el evento o resaltar al orador. Debe tener al menos 1500 x 1000 píxeles (ancho x alto) y no tener texto, además será estéticamente agradable si tiene una calidad nítida. Consulte la pregunta frecuente número 5 a continuación para obtener más información.

¡Importante! Consulte las Lista de verificación de eventos virtuales en el sitio web de la Oficina de Eventos de la Universidad para obtener detalles logísticos adicionales y formularios si tendrá un orador, participantes voluntarios u otros componentes que necesiten evaluación por parte de Gestión de Riesgos y Seguridad.

Asegurar sus sesiones de Zoom
No incluya el enlace directo de la reunión de Zoom, especialmente si lo publica en el Calendario de eventos universitarios público. Zoom tiene un registro incorporado que es muy útil y proporcionará un enlace de registro. Ver instrucciones en cómo configurar el registro para las sesiones de Zoom. Otra opción es usar una dirección de correo electrónico o un enlace a un formulario MS donde las personas pueden registrarse. Leer más de OIT sobre la seguridad de las reuniones de Zoom.

• Los eventos con una(s) fecha(s) específica(s) y rango de tiempo deben promocionarse en la UEC. Por favor uso 25Live
• Las publicaciones sobre períodos de registro, fechas límite o eventos en curso sin fecha y hora específicas se sirven mejor como anuncios. Anuncios que no son de eventos relacionados con una fecha en particular (como una fecha límite), pero que no se publican en el Calendario de eventos de la universidad: complete el formulario de envío de anuncios
• La excepción: si el evento es organizado por una entidad externa (es decir, otro campus de CSU), entonces no entra en 25Live: complete el formulario de envío de anuncios

La imagen debe transmitir el mensaje o representar visualmente algo sobre el anuncio o el evento o resaltar al orador.

Para mejorar accesibilidad, las imágenes utilizadas en el Calendario de Eventos Universitarios y en los boletines deben estar libres de texto. Si hay una imagen de apoyo secundaria que tiene texto incluido en el gráfico, podemos agregarla al cuerpo del anuncio del evento en el Calendario de eventos de la universidad. El texto aún debe ser mínimo y debe apoyar o enfatizar un tema clave o un mensaje clave para el evento. También se debe proporcionar texto alternativo con el gráfico adicional.

Pautas visuales

• Tamaño: 1500 x 1000 píxeles (ancho x alto)
• Calidad: imagen clara y nítida (imagen no borrosa, granulada o pixelada)
• Sin texto, buen contraste.

Ejemplos visuales

 

Derechos de Autor

Al agregar una imagen a su evento, asegúrese de tener todos los derechos y permisos para usar la imagen. Las imágenes extraídas de imágenes de Google o de fuentes de noticias deben no utilizarse a menos que tenga un permiso explícito por escrito.

Desplázate de fotos están hechos para ser usados ​​libremente. Tenga en cuenta que algunas fotos requieren una suscripción premium. Si usa Adobe Creative Cloud, también recomendamos usar las imágenes de alta calidad de Adobe Stock incluidas con su cuenta.

• Las fotos se pueden descargar y utilizar de forma gratuita.
• Fines comerciales y no comerciales
• No se necesita permiso (¡aunque se agradece la atribución!)
• Lo que no está permitido para las fotos de Unsplash.com
  • Las fotos no se pueden vender sin modificaciones significativas.
  • Compilación de fotos de Unsplash para replicar un servicio similar o de la competencia.

Visite www.sproutsocial.com/paisaje y siga las indicaciones para cambiar el tamaño de cualquier elemento visual a las dimensiones requeridas para su plataforma. ¡Es fácil y gratis!

• El uso de 25Live permite a los usuarios ver todos los eventos programados y horarios, a menudo ayuda a aliviar la superposición.
• Los eventos enviados en 25Live que necesiten promoción se publicarán en la UEC y se compartirán en Digest y WW según corresponda.
• 25Live tiene una lista de verificación integrada para responsabilidad, seguridad, soporte de instalaciones y soporte técnico.
  • Si hay voluntarios participando en su evento, debe trabajar con el Departamento de Recursos Humanos y enviar una Formulario de voluntariado sin papel Para su aprobación antes del desempeño de las funciones de voluntariado
  • Si los oradores invitados recibirán una compensación monetaria, deberá completar el Formulario de conferenciante invitado

Si tiene un evento del que desea informar a su audiencia con anticipación (más de un mes de anticipación), envíe un anuncio utilizando el formulario de envío de anuncios.

La presentación debe incluir el nombre del evento, la descripción del evento, con un llamado a la acción que le pida a la audiencia que marque su calendario, la fecha/hora del evento y una nota que indique que los detalles estarán disponibles próximamente.

• Anote en el cuadro de comentarios: "Este evento está/estará incluido en 25Live. Nos gustaría enviar un anuncio ahora en Digest/WW para que los profesores/personal/estudiantes puedan marcarlo en su calendario ahora".

Las descripciones de eventos no deben pasarse por alto. Trate de mantener su descripción breve y agradable, pero no omita detalles clave como la experiencia del evento y el valor que brinda asistir. A continuación se presentan algunos de los elementos a tener en cuenta al escribir una descripción del evento.

Las descripciones de los eventos deben responder a estas preguntas básicas:

• ¿Por qué alguien debería asistir?
• ¿Qué harán en el evento?
• ¿Es gratis? ¿Fecha límite para registrarse?
• Espacio limitado, ¿se requiere RSVP?
• ¿Presentación del orador invitado? Si es así, ¿de quién y de qué hablarán?
• ¿Bebidas/comida gratis? ¿Comprar comida?
• ¿Una oportunidad de ganar premio(s) o botín?

El objetivo de la descripción de un evento es crear un sentido de urgencia y es su oportunidad de maximizar la asistencia de personas que disfrutarán de su evento. ¡Despierta su interés!

Que Hacer:

• MANTENGA oraciones y párrafos cortos y fáciles de escanear
• VERIFIQUE dos veces su ortografía
• PROPORCIONE enlaces a contenido relevante, palabras de enlace que describan con precisión la página enlazada
• SÍ deletrear acrónimos que pueden ser desconocidos para la mayoría de las audiencias
• INDIQUE SI SE REQUIERE RSVP

No hagas

• NO subraye las palabras importantes, en su lugar use negrita o cursiva
• NO diga "haga clic aquí", en lugar de eso, vincule palabras descriptivas
  • Mal ejemplo: "Haz clic aquí para aprender más sobre el Stanislaus State Departamento de Música."
  • Vuelva a escribir para decir: "Aprenda más sobre el Stanislaus State Departamento de Música."
• NO pegue URL sin procesar, en su lugar, vincule palabras descriptivas
  • Mal ejemplo: "Visita https://www.csustan.edu/music"
  • Reescribir para decir: "Visita el Stanislaus State Departamento de Música"